Strategia “gorącego kartofla” czyli co się dzieje, gdy nie rozdzielasz odpowiedzialności

Wyobraź sobie lato w pełni, przygrzewające słoneczko i cichutko pluskającą wodę w mazurskim jeziorze, nad którym spędzasz ze swoją małżonką i nastoletnimi dziećmi spokojne wakacje. Domek typu Brda pachnie świeżym drewnem, jest przytulny, choć odrobinę za ciasny na waszą czwórkę. To wakacje, więc można sobie trochę pofolgować. Chipsy, batoniki, owoce, napoje… Po całym dniu w małej kuchence zbiera się sporo pustych opakowań i odpadów. Ponieważ temperatura wysoka – odorek pojawia się szybko i psuje nieco sielską atmosferę. Przy kolacji postanawiasz – “trzeba co dzień wynosić śmieci do kontenera”. I sprawa załatwiona.

Mija dzień, dwa i nagle okazuje się, że śmieci nikt nie wynosi. Zapytana o to córka stwierdza: “myślałam, że ma to zrobić Jasiek, przecież on tylko w tym swoim smartfonie grzebie”. Syn odburkuje: “nikt nie mówił, że to ja mam zrobić, co nie? niech się Zocha ruszy”. Śmieci w końcu wynosi zdenerwowana żona, złorzecząc, że “jak zwykle nikt nic wokół siebie zrobić nie raczy”. Atmosfera siada. Myślisz, “przecież ustaliliśmy wszystko” i nie rozumiesz, dlaczego wokół zwykłych śmieci zrobiło się nagle tyle szumu…

Ustaliliście? Jesteś pewien?

Gorącego ziemniaka nikt nie chce trzymać gołymi rękami

Jaki ta sytuacja ma związek z biznesem? O wiele większy, niż myślisz.

Na początek króciutki test.

Pomyśl o swojej firmie i wyobraź sobie taką sytuację. Zorganizowałeś ważne spotkanie, na które zaprosiłeś pięcioro wybranych pracowników. Tworzycie zespół projektowy, który ma wypracować rozwiązanie ważnego problemu. Omawiacie temat, rozchodzicie się do swoich biurek po czym rozsyłasz do wszystkich uczestników maila o treści: “proszę o przygotowanie trzech proponowanych rozwiązań. Spotkamy się w piątek i je omówimy”.

Co się wg Ciebie zadzieje?

1. przed piątkiem dostaniesz maila z propozycjami wypracowanymi wspólnie przez zespół, dzięki czemu będziesz mógł się z nimi wcześniej zapoznać i przygotować do spotkania,
2. podczas piątkowego spotkania okaże się, że ktoś ma co prawda nie trzy, a jeden pomysł i do tego nie do końca przemyślany, ale będzie o nim głośno opowiadać, patrząc triumfalnie na innych,
3. na piątkowym spotkaniu okaże się, że nikt nic nie przygotował.

Jeśli wybrałeś odpowiedź 1 – gratulujemy. Widocznie masz niesamowity dar dobierania współpracowników, którzy są pełni ambicji, zaangażowania, inicjatywy i żądni pracy zespołowej. Potrafią przy tym czytać Ci w myślach i idealnie przewidzieć, czego od nich oczekujesz. Tyle że takie idealne zespoły istnieją tylko w bajkach…

Jeśli wybrałeś odpowiedź 2 – najprawdopodobniej w Twoim zespole jest ktoś, kto poczuwa się w jakiś sposób do odpowiedzialności. Tyle że niekoniecznie z właściwych pobudek. Może jest to lider z auto-mianowania lub ktoś, kto lubi się wykazać albo liczy na Twoje względy, wiedząc że w ten sposób Ci się przypochlebi? A pozostali myśleli, że… pomysły przygotuje ktoś inni.

Jeśli wybrałeś odpowiedź 3 – jesteś najbliżej realnej sytuacji. Bo najprawdopodobniej tak się zadzieje. Wrzuciłeś do kręgu “gorącego ziemniaka”, nie określając, kto ma go złapać, jak długo ma go trzymać i co ma potem z nim zrobić. Nie dziw się więc, że nikt się nie garnie do tego, by go chwycić. Co więcej – gdy spytasz każdego z członków zespołu, dlaczego nikt nic nie przygotował, zapewne usłyszysz zdziwione: “a to ja miałem się tym zająć? Myślałem że …(tu wstaw dowolne imię). Chyba zna się na tym lepiej ode mnie.”

Gorącym ziemniakiem może być zarówno proste zadanie, jak i nagły problem, który się pojawia w firmie. Im trudniejszy i bardziej skomplikowany, tym bardziej będzie gorący. I tym chętniej ludzie będą go między sobą przerzucać.

Rozmyta odpowiedzialność

Zauważyłeś, że zarówno sytuacja ze śmieciami, jak i ta z mailem, niewiele różnią się od siebie? W obu przypadkach nie wyznaczyłeś, kto ma się konkretnie zająć sprawą. Nie wyznaczyłeś ram, kto za co i w jakim obszarze odpowiada. Może Ci się wydawać, że przecież to oczywiste. Tyle, że tak naprawdę takie nie jest.

Przejdźmy na wyższy poziom 😉 Jeśli prowadzisz jednoosobową firmę, to działasz trochę jak człowiek orkiestra. Sam zajmujesz się wszystkim, sam gasisz codzienne pożary, sam ponosisz odpowiedzialność za swoje decyzje. Jeśli zatrudniasz pracowników – niezwykle istotny staje się podział obowiązków i przydzielenie im konkretnych zadań. Tak by nikt nie miał wątpliwości, czym się zajmuje, komu podlega i w jakim obszarze może podejmować decyzje. Tak, by Twoi pracownicy na co dzień nie bawili się w “przerzucanie gorącego ziemniaka” z biurka na biurko.

Taka postawa może wynikać z wielu różnych przyczyn. Bo ludzie są z natury leniwi i kierują się wygodnictwem. Bo nie czują odpowiedzialności za to, co robią. Bo są przekorni. Bo nie chcą brać na klatę czegoś, co wymaga od nich zaangażowania i wyjścia poza “strefę bezpieczeństwa”. Bo myślą, że zajmie się tym ktoś inny. Bo po prostu “optymalizują wysiłek” i nie zamierzają się brać za coś, co wg nich nie znajduje się w zakresie ich obowiązków.

Praktykowanie odpowiedzialności zbiorowej w większości przypadków prowadzić będzie do rozmycia odpowiedzialności. Do jej przerzucania na innych. Do postawy – “to nie ja, to on”. Ty będziesz się frustrować, robota będzie stała, problemy będą nierozwiązane, ale ostatecznie nikt nie poczuje się winny. Nikt nie lubi przecież przyznawać się do tego, że coś zostało spartaczone, prawda? A przy tym, gdy odpowiedzialność rozmyta – trudno znaleźć winnego…

Nie musisz się znać na wszystkim..

…ale powinieneś umieć delegować uprawnienia i odpowiedzialność na ludzi, których zatrudniasz. I odpowiednio ich rozliczać. Sprowadza się to także do tak zdawałoby się drobnych kwestii, jak określenie w opisanym wyżej mailu, kto ma się konkretnie zająć wypracowaniem rozwiązań. Bo to też element delegowania.

Prawda jest taka, że w organizacji, w której pracownicy mają jasno określone obowiązki i zakres odpowiedzialności, praca idzie sprawniej i bardziej efektywnie. Tam, gdzie jest chaos i nikt nie wie tak do końca, czego się od niego oczekuje, łatwo o potknięcia i porażki. Częściej procesy się dublują, a to kosztuje, gdy dwóch czy nawet więcej pracowników robi niepotrzebnie to samo. Trudniej wprowadzić zmiany albo wdrażać usprawnienia. Trudniej wyciągnąć konsekwencje, gdy zdarzy się wtopa, bo trzeba wówczas na siłę szukać winnego.

Jaki z tego morał? Wystrzegaj się gry w “gorącego ziemniaka”. Lepiej wspólnie zrobić smaczną sałatkę ziemniaczaną, wyznaczając wcześniej, kto ma kupić do niej składniki, kto ma je pokroić, wymieszać a następnie – podać na stół 😉