Sekretarko-asystentka – po co Ci ona?

Kiedy zatrudnić sekretarkę lub asystentkę? Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Nikt nie powie Ci, czy masz zrobić to w pierwszym, piątym czy dziesiątym roku działalności Twojej firmy. I czy w ogóle masz to zrobić. Nikt nie określi, czy to ma być wtedy, gdy zatrudniasz dwie, dziesięć czy pięćdziesiąt osób. Dobrym momentem jest jednak na przykład ten, w którym…
…. zaczynasz tonąć w masie spraw administracyjno-biurowych i nie masz czasu na rzeczy najistotniejsze z punktu widzenia właściciela. Czyli na pracę koncepcyjną. I planowanie dalszego rozwoju swojej firmy.
….telefonów i gości w firmie pojawia się tyle, że potrzebny jest ktoś do ich przekierowania na odpowiednie tory oraz odpowiedniego “ogrnięcia” i zaopiekowania się.

Nie chodzi tylko o parzenie kawy…

No właśnie – jeśli chodzi Ci tylko o espresso czy latte podane do porannej prasy, to lepiej kup po prostu dobry ekspres. Będzie taniej. Sekretarka, asystentka personalna, asystentka zarządu (nie ma znaczenia, jak nazwiesz to stanowisko) ma być przede wszystkim Twoim bastionem obronnym. Nie zatrudniaj jej po to, by pachniała, malowała paznokietki i trzepotała rzęsami. Zatrudnij ją po to, by pomagała Ci w organizacji biznesowej rzeczywistości.

Ma być bystra, kompetentna i jeśli to możliwe – mieć miłą dla oka prezencję i powierzchowność. Miej w nosie poprawność polityczną. Będziesz z nią pracować codziennie. Będziesz ją widywał co chwilę. Będzie wizytówką Twojej firmy – pierwszym “etapem” kontaktu świata zewnętrznego z Twoją firmą. Więc powinna po prostu wyglądać dobrze. I unikać przy tym dekoltów do pępka i spódniczek krótszych niż guma do majtek. Jej drugim imieniem powinna być klasyczna elegancja.

Ma mieć ładny głos. Będzie nim załatwiała 99,9% spraw. Powinien być taki, żeby wzbudzał sympatię. Zarówno w kontakcie osobistym, jak i przez telefon. Skrzeczący, piszczący głos i wady wymowy się nie sprawdzają. Będzie tym denerwowała Ciebie i innych.

Uśmiech, przyjazne usposobienie i pozytywne nastawienie do rzeczywistości. Trudno – taką ma robotę. Tym bardziej, że czasem będziesz miał dobry humor, a czasem nie bardzo. W chwilach “nie bardzo” ma emanować pogodą ducha i Cię wspierać. Naburmuszona, opryskliwa i wiecznie przygnębiona pesymistka wcale Ci nie pomoże. Wprowadzi nerwową atmosferę. I nikt jej w firmie lubić nie będzie. Z Tobą włącznie.

Sekretarka – jakie zadania jej przydzielić?

Ma o Ciebie dbać. I strzec. Przed złymi informacjami, zawracaniem głowy i zbędnymi spotkaniami. Ma być Twoim “filtrem” – strażnikiem Twojego czasu zawodowego. Byś mógł się skupić na tym, co najważniejsze.

Powinna pilnować Twojego kalendarza, filtrować rozmowy telefoniczne, dbać byś dotarł na wszystkie spotkania. Ustalcie, w jaki sposób ma decydować o tym, która informacja ma do Ciebie dotrzeć, którego maila przekierować do któregoś z pracowników, które rozmowy łączyć, a kogo może z czystym sumieniem “przyblokować”.

Po pewnym czasie wspólnej pracy będzie intuicyjnie wyczuwać, z kim chcesz lub masz czas rozmawiać, a z kim nie. W jakich sprawach może sama decydować, a w jakich powinna się z Tobą skonsultować. Na początku jednak nie zostawiaj pola na domysły. Będzie się Wam lepiej pracowało i unikniecie wzajemnej frustracji.

Możesz wymagać od niej czytania w myślach, ale jasnowidzów w naszym społeczeństwie jest raczej niewielu.

Podpowiedź: powiedz jej, jaki tryb pracy Ci najbardziej odpowiada. Może Ci się to wydać oczywiste lub nieistotne, ale to ułatwi Wam wspólną pracę. Oto kilka przykładowych pytań, które pomogą Wam w “dotarciu się”:

• wolisz by umawiała Cię na spotkania ciurkiem (jedno po drugim), czy też raczej ma zaplanować pomiędzy nimi dłuższe przerwy?
• czy ma Cię umawiać tylko przed południem, bo wtedy masz najlepsze pomysły, czy nie ma to dla Ciebie znaczenia?
• czy chcesz, by co dzień rano przysyłała Ci mailem krótką “przypominajkę” dotyczącą planu dnia, czy raczej wolisz sam kontrolować swoje zdania w bieżącym dniu,
• w jaki sposób ma Ci przekazywać informacje – mailem, na karteczkach, a może wpisując kontakty do CRMa?
• czy ma Ci “pomagać” w kończeniu przeciągających się spotkań, na przykład dzwoniąc do Ciebie z przypomnieniem o innych ważnych zadaniach, po jakimś “umówionym znaku”? 😉
• czy z dokumentami do podpisu ma przychodzić na bieżąco, czy zbiorczo na przykład raz na koniec dnia?
• czy ma Cię wspierać w “pamiętaniu” o Twoich prywatnych rocznicach, wizytach u lekarza itd.?

W czym jeszcze wesprze Cię Twoja asystentka?

We wszystkim, w czym nadasz jej kompetencje.

Nie musisz przecież sam zamawiać papieru do ksera czy drukować potrzebnych dokumentów na spotkanie. Dobra i sprawna sekretarka może odciążyć Cię w o wiele większej liczbie spraw, niż tylko planowanie Twojego dnia, obsługa korespondencji czy organizacja wyjazdów służbowych.

Może zająć się administracją – na przykład zamówieniami materiałów biurowych, dbaniem o terminowe płacenie czynszu, pilnowaniem terminów przeglądów aut służbowych czy umową z operatorem telekomunikacyjnym. Może przygotowywać prezentacje i materiały na spotkania, załatwiać niezbędne tłumaczenia, robić notatki, zajmować się archiwizowaniem umów i dokumentów, obsługiwać program do fakturowania, dbać o sprawną komunikację wewnętrzną. Powinna jednak wiedzieć, czego od niej oczekujesz. Ustal więc z nią przynajmniej ogólną listę zadań. Zawsze możecie ją później rozwinąć. Nie będziesz się denerwować, że “ona nie rozumie, co ma robić na tym stanowisku”. Pamiętaj, że w różnych firmach praca sekretarki może obejmować zupełnie inny zakres obowiązków.

Co jeszcze?

Ma pilnować, żebyś jadł. W ogniu walki szefowie o tym zapominają.

Ma panować nad tym, ile pijesz kawy. Żebyś nie umarł od kofeiny.

Ma wszystko załatwiać. Do końca. I dobrze. Najlepiej jak potrafi. Perfekcyjnie. Sprawy rozwiązane do połowy się nie liczą.

Ma być Twoją “prawą ręką”, na którą zawsze możesz liczyć.

Czas, który dzięki temu zyskasz, jest bezcenny.

Zatrudnij osobę, która jest dobrym organizatorem i potrafi improwizować (bo przecież zawsze może się skończyć mleko dla gości). Która sprawnie posługuje się językiem polskim (co wcale nie jest takie oczywiste) i – jeśli to konieczne – zna język obcy w takim stopniu, by swobodnie się porozumieć (jeśli zadzwoni klient z zagranicy nie będzie bezmyślnie dukać w słuchawkę). Potrafi biegle obsługiwać Worda czy Excela (cały świat na tym pracuje) i ma prawo jazdy (czasem pewnie będzie musiała coś załatwić na mieście). Osobę samodzielną, która ma w sobie dużo energii, łatwo nawiązuje kontakty, lubi wyzwania, jest samodzielna, asertywna, odpowiedzialna i odporna na stres. Która ma w sobie wiele serdeczności i jeśli nawet ma kiepski dzień – nie pokazuje tego po sobie i z uśmiechem przyjmuje gości.

Taki zestaw cech jest o wiele ważniejszy niż długie nogi czy umiejętność parzenia świetnej kawy. Bo to wcale nie jest łatwa praca.

Czego oczekiwać od swojej sekretarki?

Dyskrecji. Sekretarka z racji bliskiej współpracy z szefem, często słyszy i widzi rzeczy, które powinny zostać tylko do jej wiadomości. Oczekuj od niej, że nie będzie plotkować o tym w czasie przerwy na papierosa czy w kuchni. Musi być to osoba, której ufasz.

Dobrej organizacji. Jeśli ma wspierać Cię w organizacji czasu i przepływu informacji w firmie, sama nie może być bałaganiarą. Oczekuj od niej systematyczności, dokładności, porządku w dokumentach i wokół siebie. Wtedy oboje nie zginiecie.

Lojalności wobec firmy. Sekretarka powinna wierzyć w firmę, w której pracuje, akceptować jej zasady i być lojalna wobec Ciebie. Jeśli tak nie jest, zastanów się, czy jest właściwą osobą na właściwym miejscu. Ze względu na miejsce, jakie zajmuje w organizacji, jest przecież jej wizytówką.

Kultury osobistej. Sekretarka to pierwsza linia frontu. To ona przyjmuje na siebie kontakty przychodzące z zewnątrz. Buduje wizerunek Twojej firmy m.in. swoim stosunkiem do innych. Powinna być uprzejma i miła, ale też asertywna. Wyglądać reprezentacyjnie i elegancko.

Odporności na stres. Praca asystentki i sekretarki jest pełna wyzwań. Na pełnych obrotach przez cały dzień. Ciągle w kontakcie z ludźmi. Asystentka jest trochę pomiędzy młotem, a kowadłem. Pomiędzy Tobą (bo Ciebie powinna chronić przede wszystkim), a całą resztą – pracownikami, klientami, dostawcami itp. Musi więc umieć sobie radzić z pracą z zmiennym i dynamicznym środowisku.

Sekretarka to bardzo ważna osoba w Twojej firmie.
Inwestuj w nią.
Szanuj ją.
Wsparcie, które zyskasz, będzie bezcenne.