3 sposoby na to jak sobie poradzić z zatorami płatniczymi w małej firmie

Zatory płatnicze są problemem dla każdego przedsiębiorcy, bez względu na jego wielkość. Jednak to w mikro i małe przedsiębiorstwa uderzają one najbardziej. W przypadku niewielkiej firmy, nawet jedna zaległa faktura o wartości kilku tysięcy złotych, może okazać się przysłowiowym “gwoździem do trumy”.

Jak płacą Twoi kontrahenci?

To, że nie dostajesz wynagrodzenia za świadczone usługi lub sprzedane produkty, nie zawsze musi wynikać z tego, że Twój kontrahent nie ma pieniędzy na uregulowanie zobowiązań. Pomińmy jednak na razie grupę dłużników, którzy nie płacą, ponieważ taką mają zasadę. Nie płacą w ogóle, płacą tylko część lub płacą, ale z dużym opóźnieniem, nawet jeśli mają gotówkę.

Musisz być świadomy istnienia pewnego mechanizmu, potwierdzonego wieloma różnymi badaniami. A także praktyką – zapewne także Twoją 😉 Nie wierzysz?

Zastanów się – jeśli masz problemy z płynnością finansową, to jakie rozliczenia będziesz regulował w pierwszej kolejności? Zapewne zapłacisz wynagrodzenia swoim pracownikom i rozliczysz się z fiskusem oraz ZUSem, prawda? Później zapłacisz ratę w banku i leasing. Później pewnie czynsze i prąd. I w ten oto sposób na samym końcu ustawią się Twoi dostawcy.

Tak samo jest w przypadku innych firm, które tak jak Ty znalazły się w łańcuszku zatorów płatniczych. Ktoś im nie zapłacił, więc oni nie płacą innym. Czasem nie mają z czego zapłacić, czasem starają się po prostu przeciągnąć płatność jak długo się da. Regulują w pierwszej kolejności najpilniejsze rozliczenia – takie, które mogą wiązać się z jakimiś dotkliwymi zagrożeniami. Jakie to mogą być zagrożenia?

• wstrzymanie dostaw/usług,
• potencjalne koszty lub kary,
• potencjalne problemy związane np. z wystawieniem długu na sprzedaż, zgłoszeniem wierzytelności do Biura Informacji Gospodarczej, skierowanie sprawy do sądu, egzekucja,

Jeśli więc trafiłeś z innymi klientami Twojego kontrahenta na koniec kolejki, bo najpierw były inne, ważniejsze zobowiązania, to jak myślisz, komu zapłaci on najpierw? Temu kogo lubi? Temu, kto wystawił fakturę o najwyższej kwocie? Temu, kogo termin płatności minął najdawniej?

Prawda jest taka, że większość zapłaci po prostu w pierwszej kolejności temu, kto się upomina. W myśl zasady – jeśli inni nie krzyczą, to znaczy, że aż tak bardzo im się nie spieszy.

Zatory płatnicze – jak wygląda rzeczywistość?

Wg raportu „Portfel należności polskich przedsiębiorstw” opublikowanego przez KRD w listopadzie 2018, blisko 30% firm nie jest w stanie na czas regulować swoich zobowiązań ze względu na opóźnienia w płatnościach ze strony kontrahentów. Średni czas oczekiwania na zapłatę faktury wynosi 3 miesiące i 9 dni!

Natomiast wg BIG InfoMonitor (dane ze stycznia 2019 r.) aż dwie na trzy firmy czekające ponad 60 dni na płatność od swojego klienta, nie dostają całości należności i średnio tracą co czwartą złotówkę z przeterminowanej kwoty. Co dziesiąta firma nie odzyskuje z należnej jej kwoty nic.

Z czego to wynika? Z wielu różnych czynników. Niestety mamy w Polsce duże społeczne przyzwolenie na niepłacenie w terminie. W relacjach biznesowych pokładamy zbyt dużą ufność w kontrahentach, zakładając, że przecież skoro płacił do tej pory, to na pewno też zapłaci. Mamy tendencję do bagatelizowania sygnałów, że coś się złego dzieje – “przecież to nic wielkiego, na pewno zaraz wszystko ureguluje”. Dodatkowo wielu przedsiębiorców boi się, że upominając się o swoje straci kolejne zlecenia. Można więc powiedzieć, że sami jesteśmy sobie trochę winni tego, że zatory płatnicze stały się dla nas chlebem powszednim.

Jak bronić się przed powstawaniem zatorów płatniczych?

Oto kilka podpowiedzi, co możesz zrobić, by walczyć z zatorami płatniczymi w swojej firmie i przeciwdziałać ich powstawaniu w przyszłości.

1. Przed przyjęciem zlecenia sprawdź kontrahenta

   Jeśli szukasz dla siebie telewizora lub najnowszego modelu smartfona, to zapewne przed zakupem przeczeszesz uważnie internet w poszukiwaniu informacji i opinii, zapytasz znajomych, co mogą Ci polecić i odwiedzisz kilka sklepów, by zobaczyć produkt na żywo. Dlaczego tak samo nie postępujesz z potencjalnymi kontrahentami? Bardzo często w relacjach B2B zapominamy o ryzyku. Trafia się ekscytujące zlecenie i jesteśmy gotowi zgodzić się na wszystko, by tylko je otrzymać.

   Jest coraz więcej łatwo dostępnych narzędzi, które pomagają w sprawdzeniu kontrahenta zanim rozpoczniesz z nim współpracę. Nie tłumacz się, że masz małą liczbę pracowników lub nie masz na to pieniędzy. Czas poświęcony na weryfikację potencjalnego partnera i koszt takiego działania może okazać się naprawdę niewielki w porównaniu do strat, jakie możesz ponieść na zleceniu, za które nie otrzymasz zapłaty. Możesz stracić nie tylko na tym zleceniu, ale także spowodować zachwianie sytuacji finansowej całej firmy.
   Opieranie się na zbytniej ufności wielu słono kosztowało. Masz do dyspozycji choćby biura informacji gospodarczej (KRD i BIG InfoMonitor) – korzystaj z nich. Nie bój się, że Twój kontrahent (obecny lub potencjalny) obrazi się na Ciebie, że go sprawdzasz. Po pierwsze – masz do tego prawo, po drugie – dasz mu tym samym znać, że ważne są dla Ciebie terminowe rozliczenia i relacja fair. Jeśli kogoś to uraża – może to znaczyć, że ma coś do ukrycia lub nie jest w stosunku do Ciebie do końca uczciwy.

   Przecież jeśli sam chcesz wziąć kredyt, jest dla Ciebie zupełnie naturalnym, że bank sprawdza Twoją wiarygodność finansową. Jeśli więc masz zacząć z kimś współpracę i w dodatku od razu udzielać długich kredytów kupieckich, dlaczego miałbyś nie zachować się w taki sam sposób jak bank, i sprawdzić, jak Twój partner radzi sobie z regulowaniem zobowiązań?

2. Jeśli dostawca wymusza na Tobie 30 dniowy i dłuższy termin płatności, zastanów się, czy Twoją firmę na to stać

   Przede wszystkim ważna jest refleksja i analiza. Jeśli rozważasz przyjęcie zlecenia, za które otrzymasz pieniądze za miesiąc, dwa lub trzy a nawet później, przelicz najpierw, czy jesteś w stanie udźwignąć koszt udzielenia takiego “kredytu” Twojemu kontrahentowi. Tak – spokojnie możesz nazwać to kredytem i to w dodatku nieoprocentowanym.

   Zleceniodawca korzysta bowiem z Twojego kapitału i to na niezwykle korzystnych dla siebie warunkach. Gdyby zwrócił się po finansowanie do banku, na pewno zapłaciłby słone odsetki. A Ty – czy korzystasz z możliwości, jakie daje Ci ustawodawca? Czy przynajmniej naliczasz odsetki za zwłokę, jeśli kontrahent nie zapłaci Ci w terminie? A może czekasz po cichu na swoją kolej, bojąc się, że doliczenie odsetek “zdenerwuje” Twojego klienta?

   Przemyśl więc, czy warto realizować zlecenie wiążące się ze sporym dla Ciebie ryzykiem. Nawet jeśli to zlecenie z kategorii “być albo nie być” lub kontrakt, który uważasz za “deal życia” – sprawdź najpierw, czy jesteś na to gotowy. Spróbuj negocjować – to że może jesteś mniejszy, wcale nie znaczy, że Twoja pozycja negocjacyjna jest gorsza. Zastanów się też, czy masz jakąś alternatywę, jeśli Twoja płynność finansowa się załamie, bo klient nie zapłaci lub zapłaci kilka miesięcy później.

3. Upominaj się o swoje pieniądze

   Dostarczyłeś towar? Zrealizowałeś usługę? Należy Ci się zapłata. Fiskus nie poczeka – szybko wyciągnie dłoń po pieniądze z podatków. I nie będzie się zastanawiać, czy masz z czego je zapłacić. Poza tym masz jeszcze całą masę innych rozliczeń. Dbaj więc o przepływ pieniądza i zarządzaj terminami płatności. To naprawdę jest w Twoim interesie.

   Jeśli Twój klient zwleka z zapłatą, nie czekaj, aż raczy sobie o Tobie przypomnieć. Jak już wcześniej podpowiadaliśmy – dłużnik zapłaci w pierwszej kolejności te rozliczenia, które wiążą się dla niego z jakimiś zagrożeniami. Zapłaci też szybciej temu, kto będzie się głośniej upominał. Albo w ogóle upominał.

   Przede wszystkim bądź aktywny. Jeśli termin jest bardzo odległy – przypomnij klientowi o nim np. na tydzień przed oraz dzień przed zapłatą. Jeśli pieniądze nie wpłyną na konto – zadzwoń od razu po terminie. Przypominaj, pisz, dzwoń – nie daj się zbyć. Poproś o konkretne wskazanie daty, kiedy pieniądze do Ciebie trafią. Nie pozwól w sobie wyrobić przekonania, że dbanie o swoje własne interesy jest złe.