Jak napisać wezwanie do zapłaty i dlaczego w ogóle warto je wysyłać?

Moralność Kalego

Konferencja Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce od kilku lat prowadzi badania, z których wnioski publikuje w raporcie “Moralność finansowa Polaków”. Jak wskazuje tytuł, celem badania jest sprawdzenie, jak wygląda kondycja moralna naszych rodaków w sferze finansów. Badanych pytano m.in. o to, czy spłacanie długów uważają za obowiązek moralny oraz jaki jest ich stopień akceptacji do różnego rodzaju nadużyć.

Aż 94% respondentów, którzy wzięli udział w badaniu przeprowadzonym w 2018 roku stwierdziło stanowczo, że spłacanie długów to wręcz moralny obowiązek. To budujące, prawda? Niestety jak pokazuje życie, deklaracje to jedno, a praktyka drugie. Mimo deklaracji, że wywiązywanie się ze zobowiązań to ważna i podstawowa norma moralna, to do jej stosowania podchodzimy zdecydowanie mniej entuzjastycznie.

Uczciwość to tylko deklaracja

No właśnie – z jednej strony prawie wszyscy deklarują przekonanie co do słuszności płacenia długów na czas. Z drugiej – w dużym stopniu akceptują nierzetelność innych, jeśli chodzi o kwestie finansowe. Wysoki poziom przyzwolenia społecznego na różnego rodzaju nadużycia dotyczy zarówno postępowania konsumentów, jak i firm. Jakiego rodzaju nadużycia akceptujemy? Skupmy się tylko na przekonaniach osób, reprezentujących własny biznes. I tak na przykład:

• 36,4% usprawiedliwia przepisywanie majątku przez dłużnika na rodzinę, w celu ucieczki przed wierzycielami
• 30,6% usprawiedliwia częste zmiany rachunków bankowych, w celu ukrycia się przed komornikiem
• 40,5% usprawiedliwia pracę na czarno, w celu uniemożliwienia ściągnięcia długów z pensji
• 27,3% usprawiedliwia płacenie gotówką bez rachunku, by uniknąć płacenia podatku VAT

Skoro więc jest taki wysoki poziom akceptacji do wymienionych wyżej nadużyć, to można wyciągnąć dodatkowy całkiem prawdopodobną hipotezę. Skoro osoby te akceptują tego typu nadużycia u innych, zapewne same także są skłonne do ich popełniania. Wiedzą bowiem, że nie muszą obawiać się potępienia ze strony innych, a nawet liczyć na ich wsparcie…

Wezwania do zapłaty

Co wynika z naszych obserwacji, rozmów z naszymi klientami oraz z badań, które prowadziliśmy w ubiegłych latach? Mikro i mali przedsiębiorcy często godzą się na opóźnienia w płatności faktur i siedzą cichutko, czekając aż kontrahent zdecyduje się zapłacić. Czekają dwa tygodnie, miesiąc, a czasem nawet i dłużej. Nie dzwonią, nie upominają się, nie wysyłają wezwań. Boją się, że większy kontrahent źle to odbierze. Że przestanie współpracować. Że popsuje to relacje.

Gdy pytamy naszych klientów, jak w jakiej kolejności oni sami płacą swoje zobowiązania, najczęściej odpowiadają: “najpierw podatki i ZUS, potem wynagrodzenia, a potem to, na co nam starczy pieniędzy. Z reguły płacimy czynsze, leasingi, najmy. No i tym, którzy się najbardziej awanturują o kasę”. Czy współpracujecie dalej z tymi, którzy przysyłają wezwania do zapłaty? “Oczywiście, że tak.”

Dlaczego więc, jeśli sami płacą najpierw te zobowiązania, z którymi wiąże się na przykład jakaś sankcja lub o które ktoś się najgłośniej dopomina, sami nie domagają się ich od innych?

Odpowiedź na pytanie, po czy wysyłać wezwanie do zapłaty, może być tylko jedna.

Tak, wysyłać.

Po co?
Na przykład po to, by zwiększyć szansę ustawienia Cię w kolejce tych płatników, do których przelew wyjdzie szybciej (wierzyciele często płacą w myśl zasady – kto się nie dopomina, ten dostaje na końcu).
By pokazać kontrahentowi, że Twoja płynność finansowa jest dla Ciebie ważna.
By w razie, gdyby sprawa trafiła do sądu, mieć dowód na to, że wzywałeś dłużnika do zapłaty.

Jak napisać wezwanie do zapłaty

Nie ma jakiegoś konkretnego, ustawowego czy urzędowego wzoru. I dobrze, bo gdyby tak było, najprawdopodobniej wszystkie wezwania do zapłaty krążące po rynku, byłyby mglistym bełkotem naszpikowanym prawnymi określeniami. Całkowicie niestrawnym dodatkowo. Pomyśl sobie o jakimkolwiek piśmie, jakie dostałeś ostatnio na przykład z urzędu. Ciężko przetworzyć to, o czym w nim jest napisane, prawda?

Przygotowanie wezwania do zapłaty – dla ułatwienia – podzielmy zatem na dwie części.

Pierwsza z nich, to zawartość. A zatem jeśli wysyłasz do swojego dłużnika list, którym chcesz przyspieszyć otrzymanie należnej Ci gotówki, pamiętaj o umieszczeniu w nim następujących elementów. Mogą wydawać się oczywiste, ale nie każdy o nich pamięta.

• dane dłużnika – by nie było wątpliwości, komu są należne pieniądze,
• miejscowość, data – by było wiadomo, kiedy pismo zostało nadane,
• kto jest wierzycielem – będzie nim adresat pisma,
• kwota, której się domagasz,
• za co dłużnik jest Ci winien pieniądze i z czego to wynika – np. za dostarczony towar, na podstawie faktury o numerze X z dnia Y,
• do kiedy dłużnik powinien Ci zapłacić – najlepiej wskaż konkretną datę,
• w jaki sposób powinien Ci zapłacić – wskaż konkretny numer konta,
• co się stanie, jeśli nie otrzymasz pieniędzy – tutaj masz spore pole do popisu 😉
• Twój podpis

To tyle, jeśli chodzi o kwestie formalne.

Druga część przygotowania wezwania do zapłaty, to ciekawsze wyzwanie. Dlaczego? Ponieważ opiera się na założeniu, że podstawą przygotowanie takiego pisma nie jest ekonomia czy prawo, a psychologia.

Co zrobić, by wezwanie do zapłaty zadziałało

Przede wszystkim zwróć uwagę na to, czy ten, kto je przeczyta, zrozumie, co co tak w ogóle chodzi. Co ma zrobić, kiedy i dlaczego.

Możesz to osiągnąć poprzez wygląd wezwania do zapłaty, jak też przez odpowiedni język. Oto kilka podpowiedzi w tym zakresie.

1. Żyjemy w erze cyfrowej. To sprawia, że zmieniają się nasze przyzwyczajenia, choćby w zakresie tego, jak czytamy. Coraz częściej zamiast uważnie czytać wszystko od początku do końca, po prostu skanujemy tekst, skacząc po jego różnych częściach. Od wyróżnienia, do wyróżnienia. Jeśli dodamy do tego jeszcze fakt, że dłużnik poświęca na czytanie wezwania 6-8 sekund (wielokrotnie zbadane), to wniosek nasuwa się sam. Pisz krótko. Unikaj zdań wielokrotnie złożonych. Najlepiej, jeśli zmieścisz się na 1 stronie.
2. Wiele osób myśli, że im więcej skomplikowanie brzmiących słów, tym wezwanie jest bardziej profesjonalne. Bzdura. Wiele osób może nie zrozumieć, czego tak naprawdę chcesz. A skoro nie rozumie – to odkłada na kupkę “nie wiem o co chodzi” i zapomina. Pisz więc tak, jakbyś pisał do labradora. Proste zdania, po kilka słów w każdym. Przekaz bez trudnych słów, zawijasów i prawnych sformułowań. Jeśli labrador zrozumie, to zrozumie także i prawnik i profesor.
3. Jeśli uznasz, że są Ci w takim piśmie potrzebne jakieś oświadczenia, formułki prawne, odniesienia do źródeł i inne “niezwykle potrzebne niepotrzebności”, wydrukuj na odwrocie. Po co komplikować główny przekaz.
4. Unikaj pisania przez przeczenia. To trudne, bo mamy do tego wszyscy duże ciągoty. Po napisaniu tekstu przeczytaj go jeszcze raz i zaznacz wszystkie zdania zawierające “nie”. A potem je zmień na wersję bez przeczenia. Tak będzie łatwiej je przeczytać, a mózgowi łatwiej je przetworzyć.
5. Używaj czcionek bezszeryfowych. Takich bez zawijasków – nawet jeśli Ci się szczególnie podoba albo jeśli masz taką ustawioną jako czcionka domyślna. Czcionki bezszeryfowe są trudniejsze w odbiorze. Trudniej się je czyta.
   Czytamy selektywnie, a zatem stosuj wyróżnienia, kolory i podkreślenia. Spraw, żeby dłużnik skanując tekst, mógł wyłowić to, co najistotniejsze.
6. Napisz wyraźnie w wezwaniu, co dłużnik ma zrobić. Konkretnie. Jaką kwotę ma zapłacić, do kiedy i w jaki sposób (podaj numer rachunku, by nie musiał go szukać). Im konkretniej, tym lepiej.
7. Personalizuj przekaz. Zwracaj się do dłużnika imiennie – na przykład Panie Tomaszu, Pani Katarzyno. Piszesz do konkretnej osoby zajmującej się płatnościami, a nie do szeroko rozumianego “Szanownego Państwa”. To działa bardziej perswazyjnie.
8. Podpisz się imieniem i nazwiskiem. Podaj namiary do siebie. Po to, by dłużnik w razie potrzeby mógł się z Tobą łatwo skontaktować.

Powodzenia