Zasada czystego biurka – niepotrzebny wymysł RODO czy niezwykle przydatny gwarant bezpieczeństwa danych?

Czyste biurko w pracy

Jeśli zastanawiasz się, czy zasada czystego biurka powinna być wprowadzona w Twojej firmie, odpowiedź może być tylko jedna – tak, wprowadzić! Możesz kręcić nosem, mówić, że to niepotrzebne zawracanie głowy i twierdzić “przecież nie jestem jakąś tam korporacją, nie popadajmy w paranoję” i “co to komu szkodzi, że mam papiery pod ręką”. Pamiętaj jednak, że nie masz robić tego po to, by sobie czy innym uprzykrzyć życie.  Masz robić to po to, by chronić to, co jest niezwykle cenne dla Twojego biznesu, czyli informacje.

Jeśli zarządzasz kilku czy kilkunastoosobową firmą, nikt nie oczekuje od Ciebie, że tworzyć będziesz wielostronicowe, sformalizowane polityki parametrycznie określające co wolno na biurku stawiać, a czego nie wolno. Zdarzają się bowiem w firmach takie polityki, które ściśle określają, że nie wolno na przykład mieć na biurkach żadnych rzeczy osobistych i innych przedmiotów, które nie są wykorzystywane do wykonywania zadań.

Myśląc o zasadzie czystego biurka swojej firmie, weź pod uwagę kilka różnych czynników. Może specyfika pracy jest taka, że nikt obcy nie ma dostępu do biura i wystarczy wprowadzenie ogólnej zasady, by przed wyjściem pracowników do domu chowali wszystkie dokumenty do zamkniętych szafek. Może być też tak, że przyjmujesz w biurze klientów i inne postronne osoby, a Twoi pracownicy w ciągu dnia spędzają sporo czasu poza swoim miejscem pracy. Wówczas koniecznie powinieneś wymagać tego, by biurka były uprzątnięte z jakichkolwiek dokumentów zawierających dane osobowe (RODO!) lub inne informacje, które są strategiczne dla Twojej firmy (na przykład umowy z klientami).

Co więcej – koniecznie powinieneś wymagać wówczas także blokowania ekranów w chwili oddalania się od biurka. Prosta kombinacja dwóch klawiszy (WINDOWS + L) natychmiast pozwoli wylogować się i zablokować komputer przed niepowołanym dostępem. Wyrób w sobie ten nawyk i oczekuj go także od swoich pracowników.

Informacje poufne

Każdy biznes ma jakieś poufne informacje. Nawet Twój. Mogą to być na przykład dane o finansach i rozliczeniach Twojej firmy, dokumenty pracownicze, dokumentacja dotycząca stosowanych przez Ciebie technologii. Niektóre firmy – z uwagi na prowadzony przez siebie rodzaj działalności – mogą takich informacji przetwarzać o wiele więcej. W tym także wiele różnych danych osobowych.

Pomyśl, co by się stało, gdyby ktoś wykradł dokumentację techniczną stworzonego przez Ciebie autorskiego oprogramowania? Albo wyniósł z firmy umowy z klientami? Zrobiłoby się gorąco, prawda? Widzisz oczyma wyobraźni konkurencję, która zaciera ręce bo może szybko skopiować Twoje pomysły? Słyszysz dźwięk monet i szelest banknotów, które zamiast w Twoim portfelu lądują na koncie podmiotu lub instytucji, którym musisz zapłacić za wyciek informacji? Warto się przed tym zabezpieczyć, prawda?

Czystość, widzę czystość…

Zasada czystego biurka powinna obowiązywać całą Twoją firmę. Są obszary, gdzie powinna być ona trochę bardziej surowa (front-office) i takie, gdzie możesz nieco odpuścić (back-office).

Przykład? Jeśli w swoim biurze regularnie spotykasz się z klientami lub masz do tego wyznaczoną recepcję czy sekretariat, oczekuj chowania dokumentów w zamkniętej szafce lub kontenerku w zasadzie przez cały czas. Po pierwsze – zmniejszasz ryzyko, że ktoś zobaczy coś, czego nie powinien. Po drugie – uporządkowane biurko będzie robiło o wiele lepsze wrażenie niż zabałaganione, zarzucone stosem różnych papierów, galerią fotografii dzieci i swoich pupili, zbierających kurz “durnostujek” oraz (oby nie) resztek jedzenia. Przestrzeń biurowa, którą odwiedzają osoby z zewnątrz, to element budowania Twojego wizerunku jako profesjonalisty. Dbaj o niego.

Dla pracowników z tzw. back-office czyli tych osób pracujących w pomieszczeniach, do których nie ma dostępu nikt z zewnątrz, wygląd biurek nie jest aż tak krytyczny. Oczywiście zasada chowania dokumentów przed wyjściem z pracy też tutaj powinna obowiązywać. Jednak zakaz pozostawienia na np. wierzchu rzeczy osobistych mógłby być jednak w tym przypadku przesadą.

Gdy liczy się kreatywność…

Grupa amerykańskich naukowców z University of Minnesota z psycholog Kathleen Vohs na czele przeprowadziła w 2013 roku ciekawe badania. Dotyczyły tego, w jaki sposób uporządkowane i zabałaganione biurko wpływać może na osobę wykonującą przy nim pracę. Wnioski mogą zaskakiwać, bo jak się okazało, obie sytuacje mają swoje plusy.

Praca przy biurku czystym i schludnym może sprzyjać zdrowemu odżywianiu, szczodrości i wierności konwenansom. Jeśli jest na nim rozgardiasz, może to sprzyjać kreatywności i stymulować pomysłowość. Naukowcy stwierdzili, że osoby przebywające w pokoju uporządkowanym częściej podejmowali takie działania, jakich od nich oczekiwano. Były też bardziej skłonne do sięgania po te rozwiązania, które znały. Te osob natomiast, które wykonywały zadanie w pomieszczeniu zagraconym, miały o wiele ciekawsze i bardziej twórcze pomysły. O wiele częściej także wychodziły poza ustalone schematy zachowań i przyjęte konwenanse.

Jeżeli zabałaganione biurko jest znakiem zabałaganionego umysłu, znakiem czego jest puste biurko?
Albert Einstein

Jak wprowadzić zasadę czystego biurka w swojej firmie?

Odpowiedź będzie nieco przewrotna – szybko i w nieco szerszym niż biurko kontekście. Jakim? Wprowadź za jednym zamachem trzy proste zasady:

• zasadę czystego biurka
• zasadę czystej kopiarki / drukarki
• zasadę blokowania monitora

Zacznij od dziś. W większości przypadków obędzie się to bez żadnych kosztów. Może się też pojawić konieczność zmiany otwartego regału na zamknięte szafki lub dokupienia do biurek zamykanych kontenerków.

Czego oczekiwać?

• chowania na koniec dnia wszystkich dokumentów i nośników danych (płyty CD, pendrivy, przenośne dyski pamięci) do zamykanych szafek,
• w miejscach, gdzie przebywają osoby spoza firmy – nie tylko chowania dokumentów, ale też utrzymywania ogólnego porządku na biurkach,
  zabierania z drukarki czy ksero wszelkich dokumentów natychmiast po skorzystaniu z urządzenia,
• niszczenia niepotrzebnych dokumentów w niszczarce, a nie wyrzucania ich do śmieci,
• blokowania monitora na czas nieobecności przy biurku,
• a co najważniejsze – wprowadź absolutny zakaz wieszania na monitorze czy tablicach przy biurku karteczek z hasłami do komputera czy obsługiwanych programów.

Tylko tyle i aż tyle.

W niektórych firmach wprowadzane są także zakazy jedzenia i picia przy biurku. Na pewno ma to sens z co najmniej kilku powodów. Zachlapane kawą dokumenty ze śladem z pomidora, który wypadł z kanapki, nie wyglądają estetycznie. Kubek czy butelkę z napojem łatwo przewrócić, a wylany na klawiaturę czy laptopa płyn może skończyć się niemiłą niespodzianką. Wiadomo – ciecz i prąd nie bardzo się lubią ze sobą. Jeśli jednak nie masz możliwości zorganizowania w firmie jadalni czy choćby aneksu kuchennego, w którym byłoby wystarczająco dużo miejsca na zjedzenie posiłku, możesz na przykład wyznaczyć porę na przerwę śniadaniową / obiadową.  W trakcie jej trwania pracownicy będą mogli zjeść przy biurku po wcześniejszym jego posprzątaniu.