10 grzechów głównych popełnianych przez MSP – cz. 1.

Co roku w Polsce powstaje ok. 300 tysięcy nowych firm. Większość z nich przestaje istnieć w ciągu pierwszych kilku lat od momentu pojawienia się na rynku.

Według Euler Hermes – po pierwszym roku działalności upada 30 proc., a po 5 latach – 70 proc. małych i średnich firm. To dużo, prawda?

Dlaczego znikają z polskiej mapy przedsiębiorczości? Jest wiele różnych powodów – niewypłacalność, duża konkurencja, brak pomysłu na rozwój, słomiany zapał, przeinwestowanie, czasem szereg różnych błędów, prowadzących w ostatecznym rozrachunku do biznesowej porażki. Nie oznacza to wcale, że te, które przetrwają, wolne są od dotkliwych w skutkach pomyłek. Te zdarzają się zarówno początkującym przedsiębiorcom, jak też tym z kilku, a nawet kilkunastoletnim stażem w biznesie.

Przyjrzyjmy się zatem, jakie są najczęstsze błędy małych i średnich przedsiębiorstw. Lista ta jest oczywiście otwarta i zdecydowanie należy ją traktować jako zaledwie wycinek zbioru różnych mniejszych i większych grzeszków, które mogą wpływać na ogólną kondycję i sytuację firmy.

Błąd 1 – ZAJECHANY SZEF czyli zrobię wszystko sam

Wielu przedsiębiorców startuje ze swoim biznesem w pojedynkę. O ile na początku możliwe jest ogarnięcie całości samemu, to po pewnym czasie – jeśli firma zaczyna się rozwijać – konieczne staje się znalezienie dodatkowych pracowników. Wszystko jest ok, jeśli przedsiębiorca potrafi zaufać swoim współpracownikom, oddając im pole do działania. Problem pojawia się wówczas, gdy postanawia polegać wyłącznie na sobie i pełnić rolę człowieka-orkiestry.

Można spotkać wielu przedsiębiorców, którzy wierzą tylko we własne siły i samodzielnie wolą zajmować się wszystkim w firmie, od księgowości, przez sprzedaż, administrację, marketing, po IT. Można spotkać wielu, którzy podchodzą do firmy niezwykle emocjonalnie. Takich, którzy uważają, że sami zajmą się wszystkim najlepiej, nawet jeśli bez problemu mogą znaleźć pracownika o odpowiednich umiejętnościach.

I to wcale nie jest prosta droga do sukcesu. Raczej do przepracowania, stresu, wyczerpania i spadku motywacji. Czym to się kończy?

Nie mam siły, nic mi się nie chce, to nie ma sensu…

Lekarstwo jest proste: nabrać dystansu. Zaufać współpracownikom i dać im możliwość działania. Uwierzyć, że są ludzie, którzy mogą zająć się sprawą szybciej i bardziej skutecznie.

Dzięki temu odciążysz swoją głowę i zyskasz czas, który będziesz mógł poświęcić na to, na co powinieneś. Czyli na planowanie rozwoju swojej firmy.

Błąd 2 – BRAK STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ czyli nie wiadomo kto i za co odpowiada

Gdy przedsiębiorca startuje w pojedynkę, wymyślanie struktury organizacyjnej oczywiście jest pozbawione sensu. Jednakże gdy firma zaczyna się rozrastać a pracowników przybywa, relacje służbowe zaczynają być coraz bardziej zawikłane i może się pojawić całkowicie nie-twórczy bałagan.

Struktura? Kiedyś była. Księgowa chyba ma.

Pan właściciel w zasadzie nie wie, czy ona jest, czy jej nie ma. Bo u księgowej nie był. Pracownicy też w zasadzie nie wiedzą. I nawet twierdzą, że im to wcale niepotrzebne. Łatwiej im wówczas zniknąć w tłumie, bo przecież “to nie moja sprawa, to nie moje zadanie, to nie moja odpowiedzialność”. Bo “kto powiedział, że ja mam się tym zajmować? A w zasadzie czego ta pani Krysia ode mnie chce, przecież nie jest moją przełożoną a tylko księgową”.

Struktura organizacyjna to nie jest niepotrzebny graf, który można sobie rozrysować na ścianie. Jej wprowadzenie może przynieść sporo korzyści. Usprawni komunikację, pomoże w jasny sposób podzielić zadania i obowiązki, rozstrzygnie kto za co odpowiada i w jakim zakresie, uporządkuje wszelkie podległości. Drogi przedsiębiorco – dzięki niej wszystko stanie się bardziej jasne i klarowne. Twoi pracownicy będą mogli zrozumieć, gdzie jest ich miejsce w organizacji, czego się od nich oczekuje oraz czy i w jaki sposób mogą awansować. I będą wiedzieli, kto jest ich przełożonym. Nie będą więc tracić czasu na tropienie właściwej osoby na właściwym miejscu. A więc chyba warto o niej pomyśleć, prawda?

Błąd 3 – STAGNACJA czyli w zasadzie to nie wiem, co dalej

Wielu właścicieli małych i średnich firm nie ma sprecyzowanego celu ani określonej strategii działania w krótszej i dłuższej perspektywie. Nie wiedzą, w jakim kierunku chcą zmierzać, nie mają pomysłu na to, co chcą dalej osiągnąć. Brak im wizji i w rezultacie…

No jakoś od kilku lat nic nowego się nie wydarzyło.

A wystarczy pobudzić Firmę do pracy. Wyznaczyć choćby najprostszą strategię. Bo ona jest ważnym kluczem do rozwoju firmy. Weź do ręki kartkę i spisz, co chcesz osiągnąć za miesiąc, za rok, za 5 lat. Sprecyzuj cele, także te finansowe. Zastanów się, w jaki sposób chcesz to osiągnąć. Przemyśl, czy masz do tego wszystkie niezbędne zasoby i czy może coś powinieneś zmienić w organizacji. Przeanalizuj, kto jest Twoją konkurencją i jakie są Twoje mocne strony na jej tle. O ile je masz 😉

Nie ważne, jak długo działasz już na rynku. Przygotuj biznes plan. Tak zupełnie od podstaw. Dzięki temu na świeżo spojrzysz na szanse i zagrożenia, możliwości i ryzyka. W przeciwnym wypadku pozostaniesz w punkcie wyjścia albo konkurencja pożre Cię bezlitośnie. Albo wypadniesz z rynku, albo będziesz dryfować po nim zupełnie bez celu, popadając w coraz większy marazm i zniechęcenie.

Błąd 4 – LĘK PRZED ZMIANĄ czyli niech zostanie tak, jak było

Początkowa faza rozwoju firmy to najczęściej etap dość spontanicznych eksperymentów w poszukiwaniu metody działania, która przyniesie najlepsze efekty. Są testy i próby, aż w którymś momencie udaje się zawrzeć super deal lub zdobyć dobrego klienta. I super – znalezienie takiej “złotej metody” jest dobre i pozwala ruszyć do przodu. Problem pojawia się wówczas, gdy przedsiębiorca zaczyna się więc posługiwać nią jako rozwiązaniem uniwersalnym – tak robiłem i się udało, więc będę tak robić dalej. Ten klient przyniósł mi zyski na start, więc będę się go nadal trzymać. I tak… przez kolejnych 10 lat.

Panie, my wolimy tak jak jest. Trochę jest słabo, ale taki już nasz los.

No właśnie – nawet jeśli na początku coś się sprawdzało w biznesie i przynosiło bardzo dobre efekty, nie jest powiedziane, że będzie tak zawsze. Zmienia się sytuacja, otoczenie, przepisy, oczekiwania klientów, umiejętności i motywacje pracowników… Warto zachować trochę elastyczności i starać się iść z duchem czasu. Obserwować. Dostosowywać. Przełamywać nawyki.

Zmiany są dobre. Pobudzają.

Błąd 5 – BRAK WSPARCIA MERYTORYCZNEGO czyli po co mi prawnik czy biuro rachunkowe

“Ignorantia iuris nocet” czyli “nieznajomość prawa szkodzi” – przekonał się o tym boleśnie niejeden przedsiębiorca. A jednak jest wielu takich, którzy podchodzą do kwestii prawnych, podatkowych czy księgowych z dużą nonszalancją i sporym luzem.

Umowę wziąłem z internetu.

Tak – wujek Google i ciocia Wikipedia zapewne mogą podpowiedzieć sporo ciekawych rzeczy. Samobójstwem jest jednak zawierzać im całkowicie choćby w kwestii umów czy innych “złotych porad”, których w internecie pełno. Myślenie “po co mi prawnik, skoro w sieci jest tyle wzorów” lub “po co mi biuro księgowe – przecież ja wiem lepiej co z tymi podatkami” mogą prowadzić prostą ścieżką do katastrofy. To tylko pozorne oszczędności. Podpisanie źle sformułowanej umowy z nieuczciwym dostawcą, to ryzyko wielotysięcznych strat. Źle naliczone podatki – dotkliwych kar. Warto więc konsultować się ze specjalistami. To niczym Ci nie ujmuje, a zabezpiecza Twój biznes przed przykrymi niespodziankami.

O kolejnych błędach małych i średnich przedsiębiorstw napiszemy już wkrótce.

A tymczasem… zachęcamy Cię do chwili autorefleksji 😉