7 zasad, dzięki którym zebranie z pracownikami stanie się efektywne

Ile razy po zakończeniu zebrania z pracownikami miałeś wrażenie, że była to jedna wielka strata czasu? Ile razy miałeś wrażenie, że uczestnicy spotkania są albo nieprzygotowani, albo umierają z nudów, podczas gdy Ty dwoisz się i troisz by cokolwiek z nich „wydusić”? Ile razy uczestnicy zamiast mówić o konkretach, odpływali od tematu, mówiąc o niczym, a Ty frustrowałeś się, że znowu nic nie udało się ustalić?

Jeśli nie uczestniczyłeś w takim ani razu, a organizowane w Twojej firmie zebrania z pracownikami kończą się zawsze osiągnięciem tego, co sobie założyłeś – gratulujemy! Jesteś w gronie nielicznych przedsiębiorców, którym się to udaje.

Jeśli natomiast tak właśnie wyglądają z reguły spotkania z Twoim zespołem – to sygnał, że gdzieś w tej materii pojawia się problem 😉 I niestety najprawdopodobniej zależy on w dużej mierze od Ciebie.

No cóż, prawda jest taka, że jeśli chcesz, by spotkania wewnętrzne w Twojej firmie były bardziej efektywne, to najprawdopodobniej powinieneś zacząć od zmiany sposobu, w jaki je przeprowadzasz. Czasem wystarczy zmiana jednego elementu, by coś się poprawiło na lepsze. Czasem trzeba przeorganizować wszystko.

Od czego zacząć?

Oto kilka zasad, których przestrzeganie sprawi, że zebrania z pracownikami staną się bardziej efektywne.

Zasada 1 – spotykaj się wtedy, gdy nikt już albo jeszcze nie śpi

Wybierz taką porę dnia, byś miał pewność, że wszyscy już się obudzili lub nikt jeszcze nie zasnął. Jeśli wśród pracowników masz osobę, która zaczyna mówić z sensem i kojarzyć dopiero po 9:00, to podczas spotkania o 7:30 nie licz na jej zaangażowanie i kreatywne włączenie się do dyskusji.

Jeśli zwołasz spotkanie o 16:00, to jest duże prawdopodobieństwo, że Twoi pracownicy będą już myślami przy obiedzie lub przy dziecku, które ktoś powinien odebrać z przedszkola. Albo po prostu będą już na tyle zmęczeni po dniu pracy, że nie będą w stanie się skupić na tym, co macie do omówienia.

Optymalną porą na zebrania z pracownikami jest więc czas przedpołudniowy tj. między 10:00 a 12:00 i wczesne popołudnie tj. od 13:00 do 16:00.

Zasada 2 – zmień nasiadówki w krótkie, treściwe zebranie

Przede wszystkim spotkanie powinno trwać tak krótko, jak to możliwe, bo czas jaki spędzasz na nim Ty i Twoi pracownicy jest bardzo cenny i nie warto go trwonić. Krótko, czyli ile? Może być to kwadrans, może być pół godziny – wszystko zależy od tego, co macie do omówienia, ile osób będzie się musiało wypowiedzieć i jak skomplikowany jest to temat. Pamiętaj, że im dłuższe spotkanie, tym większe prawdopodobieństwo, że zmieni się w bezproduktywną nasiadówkę.

Przede wszystkim na początku określ czas trwania spotkania np.:

„Moi Drodzy, to spotkanie będzie trwało 15 minut plus 5 minutowa rezerwa”.

Pamiętaj jednak, by czas określić realistycznie. Jeśli zaprosisz 5 osób, będziesz oczekiwać że każda z nich przedstawi przygotowany przez siebie temat, a dodatkowo chcesz jeszcze przeznaczyć 10 min na podsumowanie, to 15 minut zapewne Wam nie wystarczy.

Określenie ram czasowych na pewno zdynamizuje spotkanie, bo uczestnicy będą mieli świadomość, że powinni zmieścić się w wyznaczonym dla nich czasie. Także Ty.

Zasada 3 – zapraszaj tylko tych, którzy są naprawdę potrzebni

Prawidłowość jest prosta – im większa liczba uczestników spotkania, tym trudniej cokolwiek uzgodnić i ustalić. Spotkanie, w którym weźmie udział od 3 do 5 osób będzie na pewno o wiele bardziej produktywne, niż 10 osobowe. Chyba że temat jest tak rozległy, że dotyka bezpośrednio każdej osoby z tej grupy.

Mniejsza grupa potrafi się lepiej kontrolować. Każdy słucha i uczestniczy. Im więcej uczestników, tym bardziej oczekiwanie na swoją kolejkę się wydłuża, a to sprzyja „odpływaniu myślami”. Jeśli zaprosisz osoby, których temat bezpośrednio nie dotyczy, nie dziw się, że nie będą się odpowiednio angażować, tylko szukać sobie sposobu na zajęcie czasu.

Zasada 4 – określ plan i wyznacz cel spotkania

Postaraj się rozesłać przed spotkaniem krótką agendę. Napisz w niej, jaki jest jego cel, co ma być ustalone, jakie tematy będziecie omawiać, co i kto ma przygotować i jak długo będzie trwać. Warto także określić, czy jego celem ma być po prostu przekazanie informacji, czy może przedyskutowanie jakiejś kwestii, a może samo podjęcie decyzji w konkretnej sprawie. Wówczas uczestnicy będą wiedzieli, czego się spodziewać i unikniesz ich poddenerwowania podczas spotkania.

Dobrze jest określić cel w postaci pytań. Na przykład: mamy dwóch kandydatów – jakie argumenty przemawiają za wyborem każdego z nich? Jakie mamy możliwości pozyskania finansowania na realizację tego projektu i z jakich źródeł? To pozwoli uczestnikom lepiej się do spotkania przygotować.

Zasada 5 – określ zasady, które będą obowiązywać podczas  zebrania z pracownikami

Właściwie, powinny być to zasady, które obowiązywać będą podczas wszystkich spotkań i to nie tylko Twoich pracowników, ale także Ciebie. Są to proste, podstawowe zasady, które pozwolą Ci utrzymać uwagę uczestników i ich zaangażowanie. Jakie to zasady?

Po pierwsze poproś, by uczestnicy przychodzili na spotkanie bez komórek (Ty także), a jeśli z nimi przyjdą – zbierzcie je do pudełka i zostawcie je na zewnątrz, na przykład w sekretariacie. Żeby nie kusiły 😉 Wówczas żadne Fejsbuki, Twittery i inne protale społecznościowe nie będą odciągać uwagi od meritum 🙂 Notebooki, laptopy i tablety również powinny zostać na biurkach. Chyba, że ktoś miał do przygotowania prezentację. Wówczas komputer powinien być wykorzystany tylko i wyłącznie do tego celu, a nie do odpisywania na maile pomiędzy jedną, a drugą wypowiedzią.

W prowadź zasadę, że każdy mówi to, co myśli, jaka jest jego perspektywa i ją uzasadnia. Jeśli jest do przedstawienia jakaś prezentacja, to autor ją omawia, a nie czyta to co widać na ekranie. Nic tak nie nudzi, jak czytanie słowo w słowo zapisanych na slajdach punktów. Prezentacja powinna być syntetycznym podsumowaniem, a nie referatem.

Zasada 6 – wyznacz osobę prowadzącą spotkanie i robiącą notatki

Określ, kto poprowadzi spotkanie. Może najwłaściwszą osobą dla danego tematu będziesz Ty, a może któryś z Twoich pracowników, który ma odpowiednią wiedzę i kompetencje w tym obszarze.

Pamiętaj – daj znać tej osobie wcześniej, by mogła się do tego przygotować. Wyznacz też osobę, która zrobi notatki i spisze ustalenia oraz przydzielone zadania (syntetycznie i w punktach), a następnie roześle do wszystkich uczestników.

Zasada 7 – zakończ spotkanie podsumowaniem, a jeśli wyznaczone zostały zadania – rozpocznij kolejne spotkanie od rozliczenia ich wykonania

Podsumuj ustalenia, byś miał pewność, że każdy uczestnik spotkania tak samo je zrozumiał. I je zapamiętał. Podsumuj także zadania i określ dokładnie, kto i w jakim terminie powinien je wykonać. I przede wszystkim – podczas kolejnego spotkania zacznij od ich rozliczenia. Jeśli będziesz wyznaczać zadania, ale nie będziesz egzekwować ich wykonania, to przyzwyczaisz swoich ludzi do tego, że to co mówisz w zasadzie można puścić w niepamięć… 😉 A czy na pewno tego chcesz?

Zebrania z pracownikami są integralną częścią biznesu. Każdego tygodnia masz ich w kalendarzu całe mnóstwo – poniedziałkowe odprawy z kierownikami, spotkania w celu omówienia strategii przed transakcją z ważnym klientem, w celu przedstawienia nowego produktu handlowcom, ogłoszenia ważnej zmiany w firmie itd. Takie spotkania jednak mogą łatwo przerodzić się z niekończące nasiadówki. Nudne, ciągnące się i nic nie wnoszące. Będące idealnym sposobem na marnowanie czasu. Już wiesz, co zrobić, by było zupełnie na odwrót.