Dlaczego spotkania firmowe są nic nie wnoszą – 5 najczęściej popełnianych błędów

Spotkania są integralną częścią biznesu. Przeprowadzasz ich każdego tygodnia na pewno całe mnóstwo. Z handlowcami, projektantami, księgowymi, klientami, prawnikami… I oczywiście z pracownikami. Omawiasz sprawy ważne i całkowicie nieistotne, projekty przełomowe dla Twojej firmy oraz tematy, które kompletnie nic nie znaczą.

Nie masz wrażenia, że na zebraniach z pracownikami spędzasz zbyt wiele swojego cennego czasu? Że zamiast “pchnąć rzeczywistość” do przodu, kręcisz się ciągle w kółko? Że szczególnie te wewnątrzfirmowe spotkania zmieniają się w rozwlekające się w nieskończoność nasiadówki? Że niewiele z nich wynika i wałkujecie ciągle te same sprawy, które wracają jak bumerang?

Dlaczego tak się dzieje?

Oto 5 najczęściej popełnianych błędów, które sprawiają, że wewnętrzne spotkania z pracownikami nic nie wnoszą i są nieefektywne. Wydają się oczywiste, jednak sprawdź, czy Ty też czasem ich nie popełniasz.

Błąd 1 – spotkania z pracownikami są za długie

Mówią, że czas to pieniądz. Więc dlaczego nie dbasz o to, by nie uciekał Ci między palcami?

Im dłuższe spotkanie, tym większa szansa, że wszyscy się znudzą, zaczną przysypiać, myśleć o wyjściu do toalety lub po prostu stracą wątek. Jeśli nie zostaną wcześniej określone konkretne ramy czasowe, czyli jeśli nie zarządzisz, że spotkanie trwać będzie maksimum 20 minut albo godzinę, to nikt nie będzie czuł na sobie presji czasu.

A to z kolei sprawi, że zamiast mówić konkretami, uczestnicy zaczną filozofować, wdawać się w niepotrzebne dyskusje i improwizować na bieżąco zamiast wcześniej się przygotować. I znowu zamiast spędzić na spotkaniu kilkunastu minut – Ty i Twoi pracownicy poświęcicie na nie pół dnia swojego cennego czasu.

Błąd 2 – nie wiadomo, po co zostały zwołane

Jeśli uczestnicy nie wiedzą, jaki jest cel spotkania, to nie oczekuj, że się do niego odpowiednio przygotują. A skoro się nie przygotują – to spodziewaj się, że zbyt konkretne to ono nie będzie.

Powinieneś jasno określić, po co je zwołujesz i przypomnieć o jego celu zaczynając spotkanie. W przeciwnym razie posiedzicie sobie, pogadacie i czas upłynie. Ty i Twoi pracownicy po kilkugodzinnej nasiadówce będziecie ciągle w tym samym punkcie, co przed jego rozpoczęciem. No chyba, że Twoim celem jest zwoływanie spotkań dla samych spotkań lub względy towarzyskie… Ale czy w takim razie nie szkoda czasu, który minie bezproduktywnie?

Błąd 3 – nikt nic nie podsumował i nie wyznaczył zadań

Zmorą wielu spotkań jest brak podsumowania. Nawet jeśli udało się przeprowadzić je sprawnie i jeśli faktycznie przyniosło kilka pomysłów, rozwiązań lub ustaleń, jeśli nie zrobisz podsumowania – zaprzepaścisz efekt. Jeśli nie przydzielisz zadań konkretnym osobom, raczej wątpliwe jest, by ktokolwiek samoistnie wziął na siebie odpowiedzialność za ich realizację. Zaczynając od rzeczy tak prostej i banalnej, jak to, kto ma zrobić notatkę podczas spotkania z pracownikami.

Ślad w postaci maila z podsumowaniem w kilku punktach najważniejszych ustaleń oraz wskazaniem, kto realizuje konkretne zadania na pewno zadziała mobilizująco. Przy okazji nikt Ci później nie powie: “to ja miałem to zrobić?”.

Błąd 4 – nikt nie rozliczył zadań z poprzedniego spotkania

Gdyby opracować pięciostopniową skalę bezproduktywności firmowych spotkań, na której wskaźnik równy zero oznaczałby spotkanie idealne, a 5 – kompletną stratę czasu, to brak rozliczenia zadań z poprzedniego spotkania na pewno przesunąłby mocno wynik w kierunku tego niezbyt chlubnego. Jednym z częściej popełnianych przez managerów błędów jest brak egzekwowania od pracowników realizacji zadań wyznaczonych na spotkaniu.

Co z tego, że je przydzielasz, jeśli ostatecznie dajesz komunikat: “proszę, wykonaj dla mnie to zadanie, ale jak tego nie zrobisz, to w zasadzie nic się nie stanie”. Bo nawet ci najbardziej zaangażowani i skrupulatni, gdy raz, drugi czy trzeci nie doczekają się możliwości przedstawienia efektów tego, co zrobili lub przygotowali, po prostu dadzą sobie spokój. I albo skończy się tym, że ostatecznie zrobisz to i tak sam, albo w kółko będziecie wracać do tego samego tematu a problem nadal pozostanie nierozwiązany.

Błąd 5 – uczestnicy przychodzą z laptopami i smartfonami

Wszystkie tak zwane “rozpraszacze uwagi” doskonale dekoncentrują uczestników spotkania.  Zamiast skupić się na tym, co jest do omówienia – zajmują się zupełnie innymi sprawami. Na przykład odpisywaniem na zaległe maile, które nagle z jakiegoś powodu zaczęły być super pilne, choć wcześniej nie były. Albo sprawdzaniem ostatniego kursu walut, pogody na przyszły tydzień, ofert wycieczek last minute w biurach podróży, przepisu na zrazy wołowe w ciemnym sosie…

Jeśli nie ustalisz zasady, że na spotkanie przychodzicie tylko z notesem i długopisem, bądź pewien, że prędzej czy później po kolei większość uczestników zajmie się swoimi elektronicznymi gadżetami, typu smartfon czy tablet. Jeśli ma się je pod ręką, to pokusa, by do nich sięgnąć jest bardzo silna. Szczególnie atrakcyjna i pociągająca podczas nudnych i długich spotkań. Ale pamiętaj – Ty również powinieneś przyjść bez tych sprzętów. Nic nie jest tak pilne, co nie mogłoby poczekać pół godziny, aż skończycie spotkanie.

Co zrobić, by spotkania z pracownikami były bardziej efektywne?

Dobra wiadomość jest taka, że unikając tych pięciu podstawowych błędów, możesz sprawić, że czas poświęcony na spotkania z pracownikami będzie bardziej efektywnie wykorzystany. Zarówno przez Ciebie, jak i Twoich ludzi.

A jeszcze lepsza jest taka, że zamiast długich nasiadówek, możesz zwoływać częstsze, ale za to ultrakrótkie spotkania. Kilkuminutowe, maksymalnie kilkunastominutowe. Spróbuj.

Najpierw określ problem – konkretnie. Na przykład – jak zdobyć klienta X? Jak ma wyglądać oferta w przetargu Y i jakie informacje trzeba do niej zebrać? Czego dotyczy ostatnia reklamacja i jakie stanowisko przyjąć w stosunku do klienta?

Wyznacz osobę, która będzie odpowiedzialna za zebranie informacji / przygotowanie danych / koordynowanie prac.

Określ termin kolejnego spotkania – też ultrakrótkiego. By omówić efekty i podsumować temat. Jeśli sprawa jest bardziej skomplikowana, omówicie podczas niego, co i jak zostało zrobione i ewentualne punkty zapalne. Krótko, zwięźle i treściwie. I przede wszystkim efektywnie.

Pytania, wnioski, pomysły i… można rozejść się do pracy.

A potem kolejne ultrakrótkie spotkanie. Aż wejdzie Ci to w krew. I ułatwi życie zarówno Tobie, jak i Twoim współpracownikom.