Jak efektywnie planować czas czyli o tym, że doba nie jest z gumy

Szef to najczęściej osoba bardzo zarobiona. Wręcz zarobiona po pachy. Ciągle pod presją czasu, ciągle rozwiązuje ważne firmowe problemy, nieustannie odbywa jedno spotkanie za drugim, a na biurku piętrzą się sterty dokumentów do podpisu. Ich sterta rośnie i rośnie, bo szef nie ma przecież czasu do nich sięgnąć, bo już przed nim kolejna niecierpiąca zwłoki sprawa. Kolejka pod drzwiami się wydłuża, telefony dzwonią, wszyscy ciągle czegoś chcą… Znasz to? Na pewno. Przecież sam jesteś szefem…

Rób najpierw to, co najważniejsze…

Tak podpowiadają specjaliści od zarządzania czasem na licznych szkoleniach. Rysują macierze Eisenhowera i każą dzielić wg niej zadania, wyznaczając sobie tym samym priorytety. Jednak to co piękne w teorii, czasem nie do końca sprawdza się w praktyce. Powiedz tak z ręką na sercu, czy próbowałeś kiedykolwiek zaplanować sobie swój czas wg macierzy Eisenhowera?

No właśnie. Gdybyś miał czas na to, by zastanawiać się nad tym, w której ćwiartce są poszczególne zadania i misje, które spadają Ci na głowę w ciągu dnia, to oznaczałoby, że wcale nie jesteś taki zarobiony, prawda? 😉

A teraz już tak zupełnie na poważnie…

Jak efektywnie zarządzać czasem?

Dwight Eisenhower bardzo słusznie mawiał, że:

„to, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne”.

W natłoku codziennych spraw często wpadamy w pułapkę “gaszenia pożarów” czyli zajmowania się tym, co pojawia się nagle z terminem “na wczoraj”. Tylko czy słusznie? Czy to nie zaburza Ci perspektywy? Czy nie sprawia to, że ciągle czujesz się w stanie permanentnego niedoczasu?

Skupiasz się ciągle na tym, co ważne i naglące (I ćwiartka). Oczywiście to dobrze, bo to znaczy, że reagujesz na codzienne wyzwania i starasz się niczego nie zaniedbywać. Tylko czy starcza Ci czasu na to, co ważne, ale niepilne (II ćwiartka)? Czyli na układanie planów na przyszłość, określanie strategii, szukanie nowych możliwości, przewidywanie problemów i szukanie sposobów ich zapobiegania? Bo to na tym jako szef powinieneś się skupić.

A więc STOP. Zatrzymaj się na chwilę i zastanów się, w jaki sposób zarządzać swoim czasem, by go efektywniej wykorzystywać. Albo – w jaki sposób lepiej zarządzać samym sobą w czasie.

Dla każdego coś innego

Są osoby, które nie potrafią funkcjonować inaczej niż w oparciu o harmonogramy i plany. Są też tacy, którzy wtłoczenie w jakieś określone czasowe ramy traktują jak najbardziej traumatyczne doświadczenie życiowe. Każdy powinien znaleźć metodę pasującą do własnej osobowości i własnego sposobu działania. To co sprawdzi się u jednego, niekoniecznie przyniesie efekty u innych. Dlatego zamiast głowić się nad macierzą Eisenhowera, spróbuj zastosować któreś z opisanych dalej rozwiązań, które sami testowaliśmy na własnej skórze. Może wdrażając je małymi kroczkami uda Ci się lepiej poukładać własną, skurczoną do granic możliwości czaso-przestrzeń.

1. Korzystaj z kalendarza

Nawet jeśli tego nie lubisz, systematyczne korzystanie z kalendarza pozwoli Ci lepiej kontrolować wszystkie czynności, zadania i plany w bliższej i dalszej perspektywie czasowej. Jest dostępnych wiele różnych bezpłatnych narzędzi (choćby kalendarz w Googlach) z których możesz korzystać zarówno na desktopie, jak i na komórce. Ich zaletą jest synchronizacja, opcja przypominania i możliwość udostępnienia innym osobom, na przykład Twojej sekretarce czy asystentce.

Wyrób w sobie nawyk. Wpisuj wszystkie planowane spotkania, rozmowy telefoniczne, sprawy do załatwienia. Dopisz terminy planowanych urlopów, wyjazdów służbowych, wizyty u lekarza, spotkania z klientami, wizytę teściowej. Dopisuj krótko czego ma dotyczyć sprawa i najważniejsze założenia w punktach. Podziel spotkania i sprawy na służbowe i prywatne.

Nadaj sekretarce uprawnienia do edycji terminów i ustal, jakie zadania i spotkania może sama planować w Twoim kalendarzu. Jeśli udostępnisz jej także kalendarz prywatny, nie umówi Ci spotkania, gdy będziesz czekał na swojego dentystę, albo gdy będziesz pędził po ukochaną teściową. Kalendarz służbowy udostępnij także swoim pracownikom.

Co zyskasz?

Szansę na to, że nie zdarzy Ci się już przegapić ważnego spotkania lub umówić w dwa miejsca jednocześnie. Pracownicy będą wiedzieli, kiedy nie zawracać Ci głowy, bo jesteś na urlopie i kiedy dysponujesz czasem, by złożyć swój podpis na ważnych dokumentach lub podjąć decyzję w jakiejś istotnej sprawie. Poza tym po kilku tygodniach lub miesiącach – patrząc na historyczne zapisy – będziesz mógł zbadać, na co tak naprawdę przeznaczasz swój czas. Czy go wykorzystujesz efektywnie, czy raczej marnujesz albo zużywasz na to, czym niekoniecznie musisz się sam zajmować. A to pozwoli Ci na zastosowanie kolejnego prostego rozwiązania…

2. Deleguj zadania

Tak – to prawda. To Ty jesteś szefem i to Ty podejmujesz najważniejsze decyzje w firmie. Ale… czy wszystkie powinny znajdować się na pewno w Twojej gestii? Czy tym, gdzie zamawiać materiały biurowe i papier toaletowy lub w którym hotelu zarezerwować nocleg na wyjazd służbowy, nie powinna się zająć Twoja sekretarka?

Zatrudniasz w swojej firmie pracowników, z których każdy jest odpowiedzialny za swój kawałek biznesu. Nadaj im uprawnienia do podejmowania określonych decyzji w ramach swojej specjalizacji. Zaufaj swoim ludziom – przecież przyjąłeś ich do pracy, bo mają określoną wiedzę i kompetencje. Pozwól im dojrzeć do podejmowania samodzielnych decyzji, a nie będą biegać do Ciebie w każdej nawet najbardziej błahej sprawie. I oczywiście ustal ramy odpowiedzialności. Niech Twoi pracownicy wiedzą, że mają moce decyzyjne, ale też niech będą świadomi, że za te decyzje odpowiadają.

Chyba, że zamiast skupiać się na strategii rozwoju swojej firmy, wolisz zajmować się drobiazgami. W takiej sytuacji zastanów się, czy to nie przejaw prokrastynacji i odsuwania od siebie problemów, z którymi nie umiesz sobie poradzić.

Jedno jest jednak ważne – deleguj mądrze i umiejętnie. Co to znaczy? O tym przeczytasz w jednym z kolejnych wpisów na blogu.

3. Wielozadaniowość jest modna, ale nieefektywna

Bardzo mądre stare polskie przysłowie mówi, że

“kto chwyta dwie sroki za ogon, ten żadnej nie złapie”.

Jeśli robisz w jednym czasie wiele rzeczy, tak naprawdę niczego nie zrobisz dobrze i do końca. Jeśli masz do rozwiązania jakiś problem lub ważną sprawę do załatwienia – pozwól sobie na to, by skupić się tylko na niej. Wycisz telefon, powiedz sekretarce by nikt Ci nie przeszkadzał i po prostu zajmij się tematem od początku do końca.

Nie skacz z jednego zadania na drugie. Będziesz bez sensu tracić czas i energię na przypominanie sobie założeń tego, czym się właśnie zajmujesz. Nie sprawdzaj nieustannie maili, gdy się skupiasz nad czymś, co robisz w danej chwili. To Cię niepotrzebnie rozprasza.

I pozwól sobie na asertywność. Twoi pracownicy powinni wiedzieć, że jeśli w danym momencie nad czymś pracujesz, to mogą jeszcze przez chwilę poczekać z dokumentem do podpisu.

Wielozadaniowe są tylko roboty kuchenne. Ty jesteś człowiekiem. Pamiętaj o tym.

4. Skracaj czas spotkań  

Twój czas jest cenny, więc nie trwoń go na bezproduktywne nasiadówki, z których nic nie wynika. Do załatwiania codziennych spraw z pracownikami wystarczą krótkie, kilku – kilkunastominutowe spotkania w gronie osób stricte zaangażowanych w projekt. Wyznacz cel spotkania, określ jego czas i długość, przydziel zadania, zadbaj by wszyscy otrzymali notatki z podsumowaniem i do dzieła.

Przyzwyczaj swoich ludzi, że oczekujesz, by przychodzili na spotkania przygotowani i mówili na temat. Na przyjacielskie pogaduszki będzie czas podczas lunchu. Spotkania są po to, by konkretnie omówić sprawę, wyjaśnić wątpliwości i podjąć najpilniejsze decyzje.

A co zrobić ze spotkaniami biznesowymi? Przepuść je przez filtr 😉 Jeśli ktoś rzuci kolejną propozycję “spotkajmy się” – poproś o sprecyzowanie najważniejszych pytań, na jakie miałbyś podczas niego odpowiedzieć. Z jednej strony – pozwoli Ci się to lepiej do takiego spotkania przygotować. Z drugiej – w dużej części przypadków okaże się, że po krótkiej rozmowie potrzeba spotkania przestanie być aktualna, bo… wszystko wyjaśniliście sobie przez telefon.

5. Staraj się porządkować rzeczywistość

Nie chodzi tutaj o chory pedantyzm czy wprowadzanie procedur do wszystkiego, nawet do obsługi kosza na śmieci. Bałagan jest wrogiem dobrej i sprawnej organizacji. Chodzi tu o wszelkie przejawy nieładu – nieporządek w papierach, na biurku, w plikach na Twoim laptopie i dysku, który współdzielisz z pracownikami, w przepływie informacji w firmie, w kontaktach z klientami itd.

Nawet jeśli jesteś dopiero początkującym przedsiębiorcą i działasz na fali spontanicznej energii i kreatywności, staraj się już od startu wprowadzać pewną systematykę do swojej firmy. We w miarę przynajmniej uporządkowanej rzeczywistości biznesowej, będziesz tracić mniej czasu na błądzenie po omacku. I skuteczniej zarządzać swoim czasem.

Po co to wszystko?

Czas to pieniądz. Przemyśl, czy chcesz go ot tak wyrzucać w błoto…