Praca zdalna – jak przygotować małą firmę do home-office? Cz. 2

Home office a skuteczne zlecanie i rozliczanie zadań

Utrudnieniem w przypadku telepracy jest to, że nie możesz po prostu podejść do biurka swojego pracownika czy wezwać go do siebie na rozmowę. Wykorzystaj więc narzędzia, które pomogą Ci w sprawnym zarządzaniem pracą świadczoną przez Twój zespół z domu. Pomóż im zorganizować efektywnie home office. Będzie to miało pozytywny wpływ na wszystkich.

Pamiętaj, nie tylko Twoi pracownicy muszą sobie poradzić ze zorganizowaniem na nowo swoich zadań. Ty jako szef też musisz zmienić swoje przyzwyczajenia.

Powinieneś dbać o to, by zlecać konkretne zadania, aktywnie śledzić ich postępy i je rozliczać. Pomysłów na to jest co najmniej kilka. Możesz na przykład skorzystać z narzędzi, takich jak Trello, Jira czy Asana (które oferują także bezpłatne pakiety, zaspokajające potrzeby małych, kilkuosobowych zespołów) lub stworzyć prosty plik w Google Docs z listą zadań do wykonania, w których pracownicy będą na bieżąco uzupełniać informacje o postępach.

Telepraca i home office to test zarówno dla Twoich pracowników, jak i dla Ciebie i Twojej umiejętności delegowania uprawnień i rozdzielania zadań. Pamiętaj o kluczowych zasadach – określ: CO ma być konkretnie zrobione, DLACZEGO (by pracownik znał cel swojej pracy) oraz KIEDY (by znał termin). W przypadku pracowników mniej samodzielnych, z mniejszym doświadczeniem, możesz określić także JAK (pomoże mu to sprawniej poradzić sobie z zadaniem) oraz CZY ZROZUMIAŁ (niech powtórzy swoimi słowami, byś miał pewność, że zarówno Ty, jak i on, macie na myśli dokładnie to samo).

Reaguj, jeśli jakieś zadanie wykonane jest niepoprawnie lub po terminie. Każdy członek zespołu musi mieć świadomość, co ma robić, w jakim terminie oraz jaki ma być tego efekt końcowy. Jest to niezwykle ważne szczególnie wówczas, gdy realizacja zadań przez jedną osobę jest zależna od tego, co i jak zrobi inny pracownik.

Twoi ludzie muszą mieć także świadomość, że pracując w trybie home office, nadal są formalnie w pracy. Wykonują swoje codzienne obowiązki, tylko w nieco innych niż dotąd warunkach.

Mierz przede wszystkim efekty, a nie czas pracy, jaki Twoi ludzie spędzają przed ekranem komputera. Nie zmieniaj się w psa gończego. Bądź raczej mentorem, który skupia się na akcentowaniu tego, że “gracie do wspólnej bramki”, a nie rozliczaniu, czy liczba minut poświęconych na pracę zgadza się z ewidencją. Zaufanie do Twoich ludzi jest w stanie o wiele skuteczniej budować ich morale, niż przesadna kontrola.

Home office a bezpieczeństwo i zasady

Wprowadzenie pracy zdalnej i home office to dla Ciebie, jako pracodawcy, także konieczność zabezpieczenia określonych kwestii formalnych. Dodatkowo – jeśli ma być efektywnie, to musisz ustalić określone zasady i procedury, a każdy pracownik musi je poznać.

Jeśli w umowach o pracy, które podpisałeś z pracownikami, nie ma zapisów dotyczących pracy zdalnej, postaraj się wprowadzić odpowiednie zmiany przynajmniej w regulaminie pracy. Zastanów się, w jaki sposób będziesz ewidencjonować i rozliczać czas pracy. Określ zasady bezpieczeństwa, które Twoi pracownicy muszą bezwzględnie przestrzegać i zadbaj o to, by każdy członek zespołu był świadomy konsekwencji ich naruszenia.

W domu – tak samo jak w pracy – obowiązywać powinny określone standardy zachowania bezpieczeństwa danych, jak i komunikacji. Takie zasady, jak konieczność blokowania ekranu komputera czy telefonu po oddaleniu się od urządzenia (szczególnie jeśli w domu są inne osoby, np. dzieci mające przerwę w nauce), zapisywanie plików we wskazanych lokalizacjach (np. w chmurze lub na wskazanym serwerze) a nie na lokalnym komputerze czy zakaz wyrzucania dokumentów z danymi osobowymi czy wrażliwymi do osiedlowych kontenerów na śmieci mogą wydawać się oczywiste. Jednak nie każdy może sobie uświadamiać ryzyko związane z ich nieprzestrzeganiem. Warto więc uczulać i oczekiwać ich przestrzegania.

To samo dotyczy także zasad związanych z komunikacją. Jeśli pracownik spotkania z klientami z konieczności zmienił na videokonferencje, oczekuj od niego, że będzie wyglądać schludnie, a w tle nie będzie mu towarzyszyć ujadanie psa czy dziecko grające na playstation. Jeśli ustalacie codzienne robocze video spotkania, to oczekuj włączenia się wszystkich członków zespołu na czas oraz pełnego skupienia się na rozmowie. Z drugiej strony Ty także dbaj o to, by spotkanie takie trzymało się wyznaczonych ram czasowych. Nie przedłużaj i dbaj o konkrety.

Relacje międzyludzkie, motywowanie i entuzjazm

Na koniec jeszcze jedna uwaga. Wszyscy znaleźliśmy się w zupełnie nowej sytuacji. Wiele osób ze względu na kwarantannę (przymusową, związaną z koniecznością zapewnienia opieki nad dziećmi lub narzuconą sobie zapobiegawczo) zamkniętych zostało w czterech ścianach w pojedynkę lub w otoczeniu rodziny. To co może nie mieć dużego wpływu na naszą psychikę w krótkim okresie, po kilku czy kilkunastu dniach może zacząć męczyć. Mogą narastać konflikty i napięcia ze względu na konieczność ciągłego przebywania z bliskimi lub wręcz przeciwnie, pogłębiać się poczucie samotności i wyobcowania.

Twoją rolą, jako szefa, jest zadbać o utrzymanie odpowiedniego poziomu entuzjazmu i motywacji pracowników. Nikt nie wymaga od Ciebie, byś stał się nagle psychologiem i zaczął leczyć dusze złamane przymusowym odosobnieniem. Warto byś jednak pamiętał, że nie każdy pracownik – ze względu na swoje cechy – nadaje się do tego, by odnaleźć się w pracy zdalnej. Skoro jednak konieczność wymusiła taki tryb pracy, w Twoim interesie jest, by pomóc Twoim ludziom sprostać tej sytuacji.

Rozmawiaj, komunikuj się i bądź dostępny dla swoich pracowników, gdy potrzebują wsparcia, pomocy lub zachęty. Home office wymaga od wszystkich w Twojej firmie zmiany swoich przyzwyczajeń i trybu realizacji swoich zasań. Niestety dochodzi do tego jeszcze jeden parametr – niepewność. Dotyczy to zarówno tego, jak długo potrwa stan pandemii, jak i tego, czy Twojej firmie uda się wyjść z kryzysu obronną ręką.