Nowy pracownik na pokładzie czyli 10 najczęściej popełnianych błędów w onboardingu

Na pewno co jakiś czas zdarza Ci się zatrudnić nowego pracownika, prawda? Może Twoja firma się rozrasta i konieczne są nowe ręce do pracy, a może odszedł ktoś z zespołu i trzeba szybko poszukać zastępstwa na to stanowisko. Publikujesz ogłoszenie, spotykasz się z kandydatami i wreszcie – po krótszym lub dłuższym czasie – zatrudniasz osobę, która wydaje Ci się najlepsza. Ustalacie warunki zatrudnienia, umawiacie termin rozpoczęcia pracy. Nadchodzi dzień, w którym nowy pracownik ma pojawić się “na pokładzie”. I… no właśnie – jak wygląda w Twojej firmie onboarding?

Nowy pracownik w Twojej firmie

Pierwszy dzień w pracy wiąże się ze sporym stresem i to dla obu stron – zarówno dla nowego pracownika, jak i dla Ciebie. To zupełnie normalne. Dla pracownika to zupełnie nowe środowisko, nowe zasady, nowi ludzie, nowe wyzwania. Dla Ciebie – nowy członek Twojego zespołu, który może okazać się “strzałem w dziesiątkę” albo zupełnym niewypałem.

Rozmowa rekrutacyjna jest trochę jak szybka randka. W ograniczonym czasie Ty i kandydat chcecie się o sobie jak najwięcej dowiedzieć, ale także oczarować się nawzajem. Tak by każdy wyszedł z przekonaniem, że doskonale do siebie pasujecie. Jeśli pierwsze wrażenie było pozytywne i zdecydowaliście się związać umową o pracę, nie pozostaje nic innego, jak rozpocząć wspólną przygodę w Twojej firmie.

Z reguły taki moment wiąże się z ekscytacją po stronie nowego pracownika. Nikt przecież nie zdecyduje się na pracę w miejscu, które byłoby dla niego odpychające lub nieakceptowalne. Na pewno chciałbyś, by to podekscytowanie, które odczuwa nowy pracownik, trwało o wiele dłużej, niż tylko do momentu pierwszego dnia w Twojej firmie. Czy jednak robisz cokolwiek, by wzmacniać ten stan i budować w nowym członku zespołu przekonanie, że oto trafił do najlepszej firmy, jaką mógł sobie wymarzyć?

Pierwsze wrażenie liczy się przecież najbardziej. Czy dbasz o to, by nic go nie zepsuło?

Onboarding nie tylko dla korporacji

Wielu małych i średnich przedsiębiorców myśli, że te wszystkie “onboardingi”, “adaptacje pracowników” czy “wdrożenia do nowego miejsca pracy” to praktyki zarezerwowane dla korporacji. Tam są działy HR, które mogą sobie realizować te rozbudowane procedury. U Ciebie nie ma przecież czasu na takie głupoty.

Czy na pewno nie ma na to miejsca w Twojej firmie?

Jeśli zatrudniasz swojego pierwszego czy drugiego pracownika, to owszem – budowanie programów onboardingowych byłoby trochę jak “strzelanie z armaty do wróbla”. W tak małej firmie, w tak małym zespole, większość procedur będziecie dopiero razem wspólnie budować i zapewne uczyć się wielu rzeczy nawzajem od siebie.

Jeśli jednak Twoja firma liczy kilku, kilkunastu czy kilkudziesięciu pracowników, to odpowiednie wdrażanie nowych osób do pracy zaczyna nabierać szczególnie istotnego znaczenia. Od tego bowiem, jak szybko “wkomponuje się” w grupę, jak szybko zrozumie swoje zadania i miejsce w organizacji oraz jak szybko opanuje swoje zadania, zależy jego efektywność. A ta wpływa przecież na wynik finansowy Twojej firmy, prawda?

Onboarding wcale nie musi być skomplikowanym czy drogim procesem. Tak naprawdę chodzi o to, by ułatwić nowemu pracownikowi jak najszybsze odnalezienie się w nowym środowisku, do którego właśnie wkroczył. Po co? By czuł się pewny, bezpieczny, mile widziany i potrzebny. By szybko wdrożył się w swoje zadania i wydajnie pracował, a tym samym przyczyniał się do generowania zysków przez Twoją firmę. I wreszcie – aby rozumiał swoją rolę w organizacji, czuł się z nią związany i miał o niej jak najlepszą opinię.

Krótka historia z życia wzięta

Ania po szkole średniej dorabiała pracując w magazynie w supermarkecie. Gdy zaczęła studiować zaocznie, postanowiła poszukać pracy biurowej. Bardzo była więc podekscytowana, gdy dostała się na staż do zatrudniającej kilkudziesięciu pracowników firmy produkcyjno-handlowej. Z niecierpliwością czekała na pierwszy dzień pracy. Firma miała dobre opinie w internecie, dyrektor przeprowadzający z nią rozmowę był przyjazny, a biura wydały się jej przyjemne i ładnie urządzone. Miała zająć się wprowadzaniem danych dotyczących zamówień. Odpowiadało jej to. Była raczej nieśmiała i nie miała doświadczeń w rozmowach z klientami.

Bańka prysła pierwszego dnia. W biurze, nikt nie widział, że od dziś ma zacząć pracę. Jej przełożonego miało nie być przez kilka kolejnych dni. Wysłano ją do kadrowej, zresztą bardzo nieprzyjemnej. Dostała stertę dokumentów do wypełnienia. Na umowie, którą dano jej po kilku godzinach do podpisania, był błąd w nazwisku. Nie było dla niej komputera. Koleżanki z biura, w którym miała pracować, wręczyły jej stertę katalogów. “Naucz się ich, bo będziesz odbierać telefony od klientów z zamówieniami” – powiedziały. Ania poczuła się zagubiona i rozczarowana.

Ani tego dnia, ani w kolejne, nikt nie oprowadził jej po firmie. Gdy wreszcie pojawił się dyrektor, klepnął ją po ramieniu stwierdzając “o, dobrze że jesteś, jak będziesz miała pytania, to wal śmiało”, po czym zniknął. Po pierwszym tygodniu jej skrzydła opadły. Jedno co widziała na pewno, to że ma robić zupełnie coś innego, niż to, o czym mówiło ogłoszenie o pracę. Szkolenie z obsługi programu, który miała obsługiwać, odbyło się w tempie ekspresowym. Bała się więcej pytać po tym, gdy usłyszała po raz kolejny od koleżanek “już Ci to przecież tłumaczyłyśmy, naucz się w końcu”. Nie dostała żadnych skryptów, pomagających jej w prowadzeniu rozmów. Nie powiedziano, jak radzić sobie z awanturującymi się klientami.

Podekscytowanie wyparowało. Został niesmak i poczucie, że to chyba nie jest miejsce dla niej.

Najczęściej popełniane błędy przy onboardingu

Onboarding pracownika to najogólniej mówiąc przywitanie pracownika w Twojej firmie. Nie chodzi tutaj po proste powiedzenie “dzień dobry” lub “cześć”. Chodzi o szerszy kontekst. Wszyscy wiedzą, że pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz. Mimo tego, wielu pracodawców nie przywiązuje do tego wagi, jeśli chodzi o zatrudnianie nowych pracowników.

Jakich błędów wystrzegać się więc przy witaniu nowych pracowników na pokładzie swojej firmy? Oto 10 pułapek, w które lepiej nie wpadać.

1. Brak jakiejkolwiek formy przywitania

   Rekrutacja zakończona, warunki uzgodnione, termin rozpoczęcia pracy ustalony. I w tym momencie najczęściej następuje cisza. Brakuje jakiegokolwiek kontaktu ze strony pracodawcy do momentu pojawienia się nowego pracownika w miejscu pracy. Nie dostaje on żadnych informacji, jak ma się do niego przygotować, ani czego może się spodziewać. Co więcej – zdarza się także (jak w opisanej wyżej historii Anny), że w firmie nikt się nowego pracownika w tym dniu nie spodziewa. Wszyscy są równie zaskoczeni. I “starzy” pracownicy, że nagle pojawia się ktoś nowy, i zatrudniona właśnie osoba, że jego nowi współpracownicy nic o nim nie wiedzą. Trudno więc oczekiwać, że taka osoba poczuje się mile widziana w Twojej firmie.

2. Brak czekającego na pracownika stanowiska pracy

   Nowy pracownik przychodzi do pracy, a tam… nie czeka na niego ani komputer, ani telefon, a często nawet i biurko z odpowiednim krzesłem. Zdarza się, że narzędzia pracy kompletowane są przez kilka dni od momentu zatrudnienia, a sam zainteresowany jest odsyłany od informatyka, do osoby zajmującej się administracją, by sam składał zapotrzebowanie na sprzęt. Czasem pracownik sadzany jest “kątem” w salce konferencyjnej lub w innym, tymczasowym miejscu. To może wywołać w nim wrażenie, że skoro firma nie radzi sobie z organizacją stanowiska pracy dla jednej osoby, to możliwe, że chaos pojawia się także w innych obszarach jej działania.

3. Zasypanie nowego pracownika tonami formularzy do wypełnienia

   Dokumenty, zgody, formularze – nowy pracownik bardzo często w ciągu pierwszego dnia pracy dostaje do wypełnienia całą masę dokumentów, w których musi uzupełniać po kilka razy swoje dane osobowe. Z reguły nikt mu też nie tłumaczy, do czego te dane będą wykorzystywane. Do tego dochodzą różne firmowe polityki, które powinien przeczytać i podpisać. Najczęściej pisane niezrozumiałym, nudnym językiem. To może naprawdę ogłupić osobę, która i tak jest zdenerwowana i oszołomiona sytuacją.

4. Nieobecność bezpośredniego przełożonego

   To bezpośredni przełożony odpowiada za swojego pracownika – nie ma znaczenia, czy jesteś nim Ty, jako właściciel firmy, czy jeden z Twoich kierowników lub dyrektorów. Przełożony wyznacza zadania, określa terminy ich wykonania, rozlicza, wyznacza standardy pracy i sposób działania. Nieobecność bezpośredniego przełożonego w dniu pojawienia się nowego pracownika w firmie, to zmarnowanie możliwości zbudowania w nim odpowiedniego nastawienia do firmy.

5. Brak planu na pierwszy i kolejne dni

   Jednym z częstszych błędów jest brak pomysłu na to, co nowy pracownik – prócz wypełniania dokumentów – miałby robić przez pierwsze dni pracy. Powszechne jest bowiem myślenie, że nowy członek zespołu będzie nieproduktywny. Sadza się więc go do czytania firmowych prezentacji, katalogów i innych materiałów, a później gorączkowo wymyśla się przypadkowe zadania. Rzadko plan na pierwsze dni obejmuje coś więcej, niż szkolenie BHP i załatwianie papierologii. To powoduje, że nowy pracownik często “snuje” się bez celu po firmie lub na siłę szuka czegokolwiek, czym mógłby się zająć.

6. Rzucenie na “głęboką wodę” bez przygotowania

   Nie można na podstawie jednej osoby, która okazała się doskonałym pływakiem, przyjmować założenia, że wszyscy tak samo będą reagować w nieznanej sytuacji. Bez względu na to, czy zatrudniasz młodego absolwenta bez doświadczenia, czy “starego wygę”, który ma już za sobą lata pracy zawodowej – wprowadzenie w zadania i odpowiednie przeszkolenie jest konieczne. “Żółtodziób” może narobić sporo błędów, których poprawianie będzie Cię słono kosztować. Pracownik z doświadczeniem może przynieść ze sobą swoje nawyki, które niekoniecznie pasować będą do Twojej firmy i jej stylu pracy.

7. Pozostawienie pracownika samemu sobie

   Pierwsze tygodnie w nowej pracy to okres pełen emocji i nowych doświadczeń dla pracownika dołączającego do Twojego zespołu. To naturalne, że potrzebuje, by poprowadzić go za rękę i wprowadzić w nowe środowisko. Co, gdy takiej pomocnej dłoni nie będzie? Co, jeśli nie usłyszy, jakie przed nim są stawiane cele, jak ma do nich dążyć, jak będzie rozliczany za swoją pracę, gdzie szukać pomocy i jaka jest jego rola w całej organizacji? Są tacy, którzy mają dociekliwą naturę i sami będą poszukiwać potrzebnych im informacji. Większość jednak, po krótkim okresie błądzenia jak we mgle, po prostu da za wygraną. To najprostszy sposób do zabicia zaangażowania i zdemotywowania pracownika.

8. Zakładanie, że wszystko jest oczywiste

   Osoby, które pracują do dłuższego czasu w Twojej firmie, są doskonale zaznajomione z tym, w jaki sposób funkcjonuje ona na co dzień. Wiedza ta dotyczy nie tylko tego, jakie są cele organizacji, zalety sprzedawanych produktów i usług oraz kto jest głównym konkurentem, ale także tak prozaicznych rzeczy, jak to, gdzie można zaparkować samochód, która drukarka najczęściej się zacina, w jaki sposób zgłosić wniosek urlopowy czy jak obsługiwać firmowego CRMa. To co jest oczywiste dla Ciebie, niekoniecznie takim będzie dla nowego pracownika.

9. Brak zaznajomienia z kulturą organizacyjną i zasadami panującymi w firmie

   Odnalezienie się w nowej społeczności wymaga czasu. Każda grupa ma swój zbiór wewnętrznych zasad. Czasem są one powszechnie znane, ale nieformalne, czasem – sformalizowane. Tworzą one kulturę organizacyjną, na którą składa się m.in. zbiór określonych norm zachowania. Często pomija się ten aspekt przy wdrażaniu nowego pracownika. Ten – zagubiony w gąszczu nowych zasad – może popełniać wiele gaf, które powodować będą jego dyskomfort.

10. Brak odpowiedniego przeszkolenia

    Przeczytanie katalogu, przejrzenie strony internetowej czy zaznajomienie się z cennikiem nie wystarczy. To zaledwie początek drogi do tego, by nowy pracownik stał się efektywny i produktywny na swoim stanowisku pracy. A często do tego właśnie sprowadza się wprowadzenie “nowego” do pracy. Pobieżne, nudne i przeprowadzone przez przypadkowe osoby szkolenia są tylko stratą czasu obu stron.

Zdarza się (tak jak w przypadku historii Anny), że pracownikowi zleca się zadania, do których nie jest w żaden sposób przygotowany. Są osoby, które znajdą w sobie samozaparcie, by za pomocą Google lub YouTube dowiedzieć się, jak przygotować w excelu tabelę przestawną lub korespondencję seryjną w wordzie. Trudno jednak oczekiwać sprawnej obsługi firmowego CRMa od osoby, która nigdy nie widziała na oczy takiego programu.

———-

Możesz przywitać nową osobę w Twojej firmie tak, by od pierwszego dnia w pracy czuła w sobie ekscytację jak przed długą podróżą. Możesz też zepsuć wszystko już na samym początku i na własne życzenie obiecującego, pełnego zapału pracownika zmienić w kogoś, kto szybko zacznie rozglądać się za nowym miejscem pracy. Które rozwiązanie wybierzesz?