Praca z domu – jak wpłynęła na pracodawców i pracowników?

Jak wynika z październikowych danych Głównego Urzędu Statystycznego, wiosną i latem w Polsce z powodu pandemii pracę z domu wykonywał co czwarty zatrudniony. Są sektory takie, jak branża teleinformatyczna czy nowoczesne usługi dla biznesu, gdzie odsetek pracowników oddelegowanych do pracy z domu wyniósł nawet 80%. Są też takie – jak choćby branża produkcyjna – w których możliwości wprowadzenia trybu home office były i są mocno ograniczone, ze względu na profil działalności. Nie da się przecież przenieść maszyn przemysłowych do domu pracowników.

Bez względu na to, jak wielu zatrudnionych w poszczególnych branżach czy regionach Polski zaczęło pracować z domu, faktem jest, że pandemia mocno zrewolucjonizowała nasze Polskie podwórko w tym zakresie. Pojawiły się nowe wyzwania, zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Na wykonywanie pracy z domu, wymuszone przez epidemię, trzeba bowiem spojrzeć z obu perspektyw, nie tylko ze strony przedsiębiorcy. Fakt – to on stawia na szali zaufanie i bezpieczeństwo danych, musi przeorganizować procedury związane z zarządzaniem zespołem, rozliczaniem go i utrzymaniem efektywności. Jednak dla pracownika pandemiczny home office to wcale nie “lajtowy okres przyjemnego rozleniwienia”. Wręcz przeciwnie – jak potwierdzają badania, także dla niego home office to nie tylko “plusy dodatnie”, ale także sporo “plusów ujemnych”, z którymi trzeba nauczyć się radzić.

Pracownik w trybie online

We wrześniu 2020 roku Rzetelna Firma i KRD zleciły przeprowadzenie badania “Efektywność pracy zdalnej”, w którym wzięły udział osoby pracujące zdalnie w wieku od 18 do 50 lat. Jego wyniki są bardzo ciekawe i skłaniają do głębszego zastanowienia się nad istotą oraz konsekwencjami pracy zdalnej. Co możemy z niego wyczytać?

• Wykonywanie obowiązków zawodowych w domu jest bardziej efektywne niż w biurze – tak twierdzi aż połowa badanych.
• Praca w trybie online daje więcej elastyczności, a także sprzyja lepszej organizacji obowiązków służbowych i skuteczniejszego łączenia ich z domowymi zadaniami – tak uważa aż 72 proc. badanych.
• Na wypełniania obowiązków w trybie home office poświęcamy więcej czasu, niż gdybyśmy robili to z siedzibie firmy – tak deklaruje 45 proc. badanych.
• Aby skutecznie wykonywać swoją pracę, nie jest potrzebny bezpośredni nadzór kierownictwa – tak myśli 66% respondentów.
• Kontakt zdalny nie utrudnia prawidłowego wykonywania zadań – to zdanie 54 proc. respondentów.

Te wyniki mogą napawać optymizmem pracodawców. Potwierdzają, że wydatki na sprzęt, bezpieczeństwo czy dodatkowe licencje na programy dla pracowników oddelegowanych do pracy zdalnej, mają sens i mogą okazać się opłacalne. Dobrze zorganizowana, oparta na zdrowych i sensownych zasadach praca w trybie online może być równie, a nawet bardziej efektywna niż w biurze stacjonarnym, a do tego przynosić także realne oszczędności. Wydatki, które w normalnym trybie trzeba byłoby przeznaczyć na delegacje, wynajem biur czy utrzymanie floty, mogą być przeznaczone na inne cele, jak choćby rozbudowa zaplecza IT.

Każdy kij ma dwa końce

Praca w trybie zdalnym wymaga od pracownika wiele samodyscypliny i doskonałej samoorganizacji, a nie każdy może się pochwalić takim zestawem cech. Wymaga także sprawności w poruszaniu się po oprogramowaniu, choćby tym służącym bieżącej komunikacji online, jaka zastąpiła codzienną komunikację face-to-face. Jeśli faktycznie home office ma przynieść efekty, jakich oczekuje pracodawca, powinien on uwzględnić fakt, że pracownikom nie tylko trzeba stawiać określone wymagania, ale także umiejętnie udzielić im odpowiedniego wsparcia. Chodzi tutaj zarówno o wsparcie czysto techniczne, związane np. z dostępnością czy obsługą sprzętu, jak też to o wsparcie psychiczne czy motywacyjne.

Pracodawca, który oddelegowuje zespół do pracy z domu, może wpaść w pułapkę patrzenia na tę kwestię tylko ze swojej perspektywy. Oczekuje wyników i skuteczności, nie biorąc pod uwagę, że wykonywanie pracy z domu to coś więcej, niż tylko odpalenie komputera i robienie przez pracownika tego, co do niego należy.

Wyzwania pracownika wykonującego obowiązki z domu

Jeśli zespół składa się z ludzi młodych, dla których internet to chleb powszedni, Teams, Zoom czy Trello to tylko kolejne narzędzia, które z marszu włączane zostają do wachlarza tych obsługiwanych na co dzień. To, co dla jednych jest naturalne, dla osób z nieco starszego pokolenia może jednak okazać się poważną barierą. Narzędzia do wideospotkań i telekonferencji czy praca z programami do zarządzania projektami mogą stanowić nie lada wyzwanie, a nie każdy może potrafić przyznać się na forum, że ma problemy z ich konfiguracją. Ważne jest więc odpowiednie wsparcie techniczne i zrozumienie, że nie każdy jest biegły w sprawach informatycznych. A także zrozumienie tego, że nie każdy w domu ma stabilne łącze internetowe, zapewniające tak samo szybki przesył danych jak firmowy światłowód.

Istotna jest także jeszcze inna kwestia, związana z warunkami lokalowymi. Może się okazać, że nie każdy z pracowników ma możliwość zaadaptowania na domowe biuro oddzielnego pokoju, sprzyjającego pracy w ciszy i spokoju. Czasem za biurko służy stół w kuchni, sofa w salonie czy nawet deska do prasowania. Zdarza się, że telekonferencję przerywa dziecko, głośno zgłaszając swoją potrzebę fizjologiczną lub domagając się pomocy w wykonaniu zadania domowego. Dyskomfort związany z koniecznością pokazania swojego mieszkania można zminimalizować wyjaśniając pracownikowi, jak uczestniczyć w wideospotkaniach z odpowiednio ustawionym tłem wirtualnym. Warto także zapewnić o zrozumieniu sytuacji związanej z możliwością pojawienia się w kamerze głosu czy postaci innych domowników. W końcu jest to nieuniknione, skoro wiele osób w czasie pandemii dzielić musi swój czas między wykonywanie swoich obowiązków zawodowych a edukację dzieci online.

To jest także kolejny aspekt wykonywania pracy wykonywanej z domu, który pracodawca powinien wziąć pod uwagę. Wielu rodziców w czasie normalnego dnia pracy zmuszonych jest do oderwania się od swoich obowiązków, by pomóc swoim pociechom w połączeniu się online z nauczycielem czy wykonaniu jakiegoś zleconego przez niego zadania. To sprawia, że pewna część zadań wykonywana jest w innej porze niż np. zwyczajowe 8 godzin trwające od 8.00 rano do 16.00 po południu. Miarą efektywności pracownika zdalnego powinny się więc stać rezultaty – ściśle wcześniej określone, tak by pracownik wiedział, czego konkretnie się od niego oczekuje i na kiedy. Większego znaczenia nabiera zatem wykonanie konkretnego zadania, niż sam czas pracy.

Nie wszystko złoto, co się świeci

To, co dla pracodawcy jest ewidentnym plusem, czyli np. poświęcanie więcej czasu na obowiązki zawodowe, niekoniecznie jest korzyścią z punktu widzenia pracownika. Czas, który zaoszczędza on na dojazdach, często oddaje z nawiązką firmie – mimo, że wybija godzina końca pracy, chce on jeszcze skończyć przygotowywany raport czy odpowiedzieć na maila, który wpadł do skrzynki przed chwilą. Tym bardziej, że wielu pracodawców wręcz oczekuje ciągłego udowadniania, że pracownik faktycznie pracuje a nie piecze w tym czasie pączki czy ogląda serial na Netflixie. Zdarza się, że konieczność zapewnienia opieki nad uczącymi się w trybie online dziećmi sprawia, że wracają do komputera o nietypowych porach, np. późnym wieczorem, gdy pociechy po uporaniu się ze swoimi zadaniami domowymi leżą już w łóżkach.

Sondaż przeprowadzony przez naukowców z Harvard Business School i New York University po pierwszym koronawirusowym lockdownie na grupie 3.1 mln pracowników z ponad 21 000 firm z Ameryki Północnej, Europy i na Bliskim Wschodzie potwierdził, że pracujemy dłużej średnio o 48 minut, o 13% częściej się spotykamy (oczywiście w trybie online) i wysyłamy o więcej maili niż w przedpandemicznym czasie.

To powoduje zaburzenie tzw. work-life balance i narastanie stresu. Dom staje się biurem, w którym praca trwa 24 godziny na dobę. Nie ma gdzie uciec, bo wszystko dookoła jest pozamykane i cyklicznie wprowadzane są różne ograniczenia związane z przemieszczaniem się. Wiele osób czuje więc presję i jest świadoma braku wymówki, dlaczego miałyby być niedostępne podczas kolejnej telekonferencji czy nie odpowiedzieć natychmiast na wysłanego przez klienta lub szefa maila.

Praca z domu wiąże się także z izolacją i ograniczeniem kontaktów ze współpracownikami do sfery elektronicznej. Autorzy badania przeprowadzonego na zlecenie Rzetelnej Firmy i KRD podkreślają, że połowa badanych wskazuje, iż brakuje im bezpośredniego kontaktu z kolegami i koleżankami z pracy oraz zwykłych, codziennych spotkań w stołówce czy w innych pomieszczeniach biurowych.

Czy po opanowaniu epidemii firmy wrócą do wcześniejszego trybu pracy stacjonarnej w biurach? Rzeczywistość pokaże. Na razie wszyscy z nadzieją czekają na efekty szczepień, które dają szansę na powrót do normalności. Do czasu jednak, kiedy będzie to możliwe, praca z domu będzie nam dalej towarzyszyć. Warto wykorzystać ten czas na to, by znaleźć najlepszą dla swojej firmy metodę na zapewnienie jej efektywności.