Praca zdalna – jak przygotować małą firmę do home-office? Cz. 1

Praca zdalna w czasach pandemii

Koronawirus. Pandemia. Kwarantanna. Straty liczą zarówno ci najwięksi, jak też tysiące mikro i małych firm. Fryzjerzy, salony kosmetyczne, masażyści, studia tatuażu, restauratorzy i inne firmy świadczące usługi, w których podmiotem jest człowiek, zmuszeni zostali przez epidemię do zawieszenia swojej działalności. Nie wszyscy mają szansę na to, by normalnie funkcjonować. Ci, którzy mogą, przestawiają się na pracę zdalną. I tu zaczynają się schody. Technologiczne,efektywnościowe, zarządzeniowe…

Można te schody spróbować pokonać. Z głową i racjonalnie.

Musisz jednak zmienić swój sposób myślenia o swojej firmie. I to niestety zapewne w sposób radykalny.

Załóżmy, że masz małą firmę, która może dalej działać w trybie zdalnym. Masz kilku – kilkunastu pracowników. Jak ją wdrożyć i co zrobić, by praca zdalna była efektywna? Przed Tobą kilka wyzwań:

• technologia,
• komunikacja,
• zlecanie zadań i ich rozliczanie,
• bezpieczeństwo i procedury.

Przyjrzyjmy się po kolei każdemu z nich i zastanówmy, jak sobie z nim poradzić.

Technologia czyli jak zapewnić ciągłość pracy zdalnej

Dobre chęci niestety nie wystarczą. W obecnej sytuacji praca zdalna nierozerwalnie wiąże się z posiadaniem odpowiedniego zaplecza informatycznego. Jak do tego podejść? Oto kilka kwestii, które powinieneś przemyśleć:

• czy Twoja firma wyposażyła pracowników w telefony służbowe?
• czy Twoi pracownicy pracują na komputerach stacjonarnych, czy firmowych laptopach?
• czy Twoi pracownicy mają w domach dostęp do internetu?
• czy jest możliwość przekierowania rozmów telefonicznych do firmy na wskazany numer komórkowy?
• czy wykorzystujesz do pracy CRM dostępny poprzez internet?
• gdzie są przechowywane pliki? w chmurze? na komputerach pracowników? na serwerze firmowym?
• czy stosowałeś wcześniej jakieś narzędzia, pozwalające na zarządzanie zadaniami?

Oczywiście ideałem byłaby sytuacja, w której pracownik posiada firmowego laptopa i służbową komórkę z odpowiednio dużym limitem transferu danych, dzięki którym ma łatwy dostęp do webowego CRMa i plików współdzielonych w chmurze. Rzeczywistość jest jednak w wielu przypadkach inna.

Jeśli nie udostępniasz służbowych narzędzi takich jak laptop czy komórka, sprawdź, czy pracownicy dysponują własnym sprzętem, na którym mogliby pracować. W sytuacji kryzysowej, jaką mamy obecnie, siła argumentów leży po Twojej stronie. Prawda jest brutalna. Albo pracujemy, by uratować firmę i utrzymać miejsca pracy, albo czeka nas szybki i bolesny koniec. Tym bardziej, że trudno obecnie znaleźć osobę, która nie ma smartfona i komputera w domu, z mniej lub bardziej wydajnym łączem internetowym.

Załóżmy, że porozumiałeś się z zespołem, co do sprzętu. Co dalej? Jeśli do tej pory nie korzystałeś z chmury do przechowywania i dzielenia się plikami firmowymi, to właśnie nadszedł czas, by się zaznajomić z takimi rozwiązaniami. Dzięki nim praca zdalna będzie bardziej efektywna.

Dostępnych jest wiele różnych płatnych i bezpłatnych (z pewnymi ograniczeniami co do zakresu funkcjonalności) narzędzi. Google Drive czy Dopbox to tylko niektóre z nich. Na początek wystarczą. To lepsze, niż przesyłanie sobie plików mailami, bo nie obciąża serwerów pocztowych i daje (jak w przypadku np. Google Docs) możliwość jednoczesnej pracy na pliku kilku osobom.

Masz chmurę lub zdecydowałeś się na nią? Zadbaj o to, by kluczowe dla wykonywania bieżących działań zasoby znalazły się online. Możesz także umożliwić pracownikom dostęp do firmowego komputera firmowego poprzez zdalny pulpit.

Jeśli masz choć niewielką “poduszkę finansową”, rozejrzyj się po rynku nad rozwiązaniami płatnymi, które prócz chmury oferują także dostęp do CRMa i narzędzia ułatwiające zarządzanie zadaniami. Onlinowe CRMy działają także na urządzeniach mobilnych. Pomagają zarządzać relacjami z partnerami biznesowymi i gromadzić o nich dane w jednym miejscu. Taki system przyda Ci się także po powrocie do normalnego trybu działania. Jest o wiele bardziej efektywny niż zestawienia tworzone w excelu.

Jak się komunikować z pracownikami?

Wprowadzenie pracy zdalnej to sprawdzian dla sprawności komunikacji pomiędzy Tobą a Twoimi pracownikami. I to bardzo ważny. Zanim oddelegujesz pracowników do pracy w domu, ustal z nimi zasady przekazywania sobie nawzajem informacji. Dotyczy to zarówno częstotliwości, jak i narzędzi, jakie będziecie do tego wykorzystywać.

Masz dużo różnych możliwości. Wielu dostawców w obliczu epidemii Covid-19 wprowadziło czasowo obniżki cen lub rozszerzyło bezpłatne pakiety o dodatkowe funkcjonalności, jak choćby Mirosoft (Microsoft Teams – narzędzie do komunikacji, dzięki którym można prowadzić połączenia głosowe i wideo) czy Cisco (które umożliwia bezpłatne 90-dniowe testowanie narzędzia do pracy zdalnej Webex).

Ciekawym narzędziem jest Zoom.us, w którym w bezpłatnym pakiecie możesz np. organizować telespotkania dla grupy osób trwające nie dłużej niż 40 min. Przydatne może być także narzędzie Slack, które pozwoli Ci na stworzenie kanału komunikacji z Twoimi pracownikami. Do codziennych online-owych video-spotkań możesz także wykorzystywać zwykłe komunikatory, takie jak Skype, WhatsApp, Viber czy Messenger. Pamiętaj jednak o niskiej ochronie i ryzyku “wypływu danych” w przypadku takich komunikatorów. Niektóre z nich oferują możliwość prowadzenia sekretnych, szyfrowanych czatów czy połączeń wideo – możesz je wykorzystać.

Ważne, by sposób komunikowania był wspólnie ustalony i znany wszystkim.

Organizuj codziennie spotkania (wideokonferencje lub telekonferencje). Najlepiej o tej samej porze, np. jedno przed, a drugie po południu. Wystarczy kilka – kilkanaście minut, po to by podsumować, co zostało zrobione, wyznaczyć nowe zadania, przekazać ważne komunikaty. To pozwoli nadać rytmikę pracy zdalnej i ją zsynchronizować. Zachęcaj pracowników, by dzielili się swoimi pomysłami czy uwagami na temat tego, jak im się pracuje i jakie pojawiają się w związku z tym problemy. Takie regularne kontakty mogą sprzyjać wzajemnej motywacji i budowaniu lepszego nastroju, na który negatywnie wpływać może kwarantanna i zamknięcie w domu.

Jeśli zatrudniasz w firmie informatyka, na pewno pomoże Ci w wyborze narzędzi. Jeśli nie masz – spokojnie. Większość dostępnych online aplikacji i narzędzi do komunikacji jest przygotowanych w sposób intuicyjny i łatwy w obsłudze. Nie wymagają zaawansowanej wiedzy programistycznej czy informatycznej. Poświęć chwilę czasu na to, by je przetestować. Załóż konto w ramach bezpłatnego planu abonamentowego i wybierz to, które będzie najlepiej pasowało do specyfiki pracy Twojego zespołu.