Szef zasypany niechcianymi mailami

Ile maili dociera średnio do Twojej skrzynki służbowej? Pomińmy spam i oferty reklamowe – skupmy się tylko i wyłącznie na korespondencji od Twoich pracowników, kontrahentów dostawców. A więc ile? Kilkanaście? Kilkadziesiąt? Może kilkaset? Ile czasu tracisz na ich przeczytanie, skasowanie lub napisanie odpowiedzi? Ile z nich to niechciane maile wysyłane jako kopia DW?

Co by się stało, gdyby nagle ich liczba spadła o połowę? Albo o ¾?

Z pewnością miałbyś więcej czasu na to, co najważniejsze. Czyli na zarządzanie swoją własną firmą. Na rozwiązanie tych ważnych, strategicznych problemów biznesowych.

Taka oto sytuacja…

Była sobie Firma X. Radziła sobie całkiem nieźle – pojawiały się nowe kontrakty, nowi klienci, nowe perspektywy. Pracy przybywało, zespół się rozrastał, jednak przy tym ewidentnie zaczęła szwankować wydajność. Wspólnicy postanowili, że na firmę powinien spojrzeć ktoś niezależny. Zaprosili do współpracy konsultanta biznesowego, który trzeźwym okiem miał ocenić, co można zmienić i przeorganizować, by organizacja nadążała za rozwojem sytuacji.

Podjęliśmy wyzwanie. Zaprojektowaliśmy nową strukturę organizacyjną, by lepiej pasowała do rzeczywistości, w jakiej Firma X zaczęła funkcjonować. Dzięki temu każdy członek zespołu dowiedział się, gdzie jest jego miejsce, jaki ma zakres odpowiedzialności i komu podlega. Następnie wzięliśmy na warsztat dział sprzedaży. Nowy sposób wyznaczania planów, nowe systemy premiowe, włączenie rywalizacji wśród handlowców – okazało się, że obroty strzeliły w górę. Zadziałało znakomicie, ku zadowoleniu wspólników.

Na “deser” zostawiliśmy sobie zarząd.

Okazało się, że Pani Prezes jest najbardziej zapracowaną osobą w całej Firmie X.

Wydawałoby się, że to dobrze, prawda? Przykład dla innych, tytan, pełne zaangażowanie…

Niestety okazało się także, że mimo zapracowania, wcale nie jest liderką w zakresie efektywności pracy.

“Pani Prezes jest zajęta”…

Mówią, że łańcuch jest tak mocny, jak najsłabsze jego ogniwo. Jeśli to ogniwo się zerwie, to nawet, jeśli wszystkie pozostałe będą piękne, nowe i wytrzymałe – łańcuch nie spełni swojej funkcji, bo w końcu pęknie.

Pani Prezes była nieuchwytna. Trudno było się z nią spotkać, bo ciągle była zajęta. Miała tyle na głowie, że nie odbierała telefonów, a na maile czy SMSy odpowiadała dopiero po kilku dniach. Oczekiwała otrzymywania do wiadomości większości korespondencji wysyłanej przez członków zespołu. Jedyną formą kontaktu z nią był zainstalowany na serwerze komunikator. Na nim spędzała dziennie po dwie – trzy godziny, rozmawiając z pracownikami.

Zapytasz teraz zapewne: “a gdzie problem?”

Już wyjaśniamy.

Pierwszy to komunikacja przez komunikator. Spróbuj kiedyś sprawdzić, ile czasu zajmie Ci przekazanie komuś jakiejś informacji lub ustalenie rozwiązania jakiegoś biznesowego problemu, pisząc o tym na przykład na Gadu Gadu, Messengerze czy Skype. A potem sprawdź, ile czasu zajmie Ci to, gdy spotkasz się z konkretną osobą na kilka minut, by przegadać temat na żywo.

Nawet jeśli piszesz z szybkością na przykład 360 znaków na minutę, bilans wyjdzie zdecydowanie na niekorzyść komunikatora.

Dodatkowo – trudno odnaleźć w komunikatorze istotne wątki. Trudno potem odwołać się do jakichś konkretnych ustaleń. Wystarczy skasować wątek i… W zasadzie nie ma żadnego punktu zaczepienia.

Nie mówiąc już o tym, że czynnością pozbawioną sensu jest rozmawianie przez komunikator z pracownikami, którzy są tuż za ścianą.

Drugi to maile do wiadomości. Policzyliśmy – Pani Prezes dostawała każdego dnia około 400 kopii maili wysyłanych przez jej pracowników. Ile czasu zajmuje przeczytanie 400 maili? A co, jeśli chcesz jeszcze na nie odpisać? Sprawdzałeś kiedyś? Nic dziwnego, że czasu na pracę zostawało bardzo mało. Albo nic.

A przy tym – skoro Pani Prezes chciała wiedzieć o każdej sprawie opisywanej w mailach pracowników, to nie pozostawiała im już żadnego pola na decyzyjność. To niestety sprawiało, że zespół bardzo szybko oduczył się brania na siebie odpowiedzialności. Bo przecież “Pani Prezes zawsze będzie i tak miała ostatnie zdanie”. Sprawdziliśmy – odpowiadanie na niechciane maile zajmowało dziennie co najmniej kilka godzin. Warto zaznaczyć, że robiła to bardzo sumiennie.

Proste rozwiązanie biznesowe – duża zmiana

Po co tracić czas na odpowiadanie na kompletnie niepotrzebną korespondencję? Po co czytać niechciane maile?

Wprowadziliśmy dwie proste zmiany. Odinstalowaliśmy komunikatory u wszystkich pracowników i zamiast tego wprowadziliśmy codzienne 15 minutowe spotkania. Krótkie i rzeczowe.

Każde spotkanie – jeśli zapadły na nim jakiejś ważne ustalenia – było podsumowane zwięzłym mailem wysłanym do uczestników przez wyznaczoną osobę.

Ograniczyliśmy maile “do wiadomości”. Wprowadziliśmy zasadę, że do Szefowej maile można oczywiście wysyłać, ale tylko sensowne. I ważne.

Pojawiło się mnóstwo czasu, który Pani Prezes mogła wykorzystać bardziej efektywnie.

Polepszyła się komunikacja.

Pracownicy zaczęli bardziej odpowiedzialnie podchodzić do swoich zadań.

Najtrudniejsze jest zacząć zmianę od samego siebie

W przypadku firmy X największym wyzwaniem okazało się… przekonanie do zmiany swoich przyzwyczajeń przez Panią Prezes. Zespół szybko dopasował się do nowych zasad, a nawet przyjął wiele z nich z zadowoleniem. Bo okazało się, że nagle funkcjonuje się prościej. Że szybciej można wszystko załatwić. Że wiadomo kto i co może oraz w jakim zakresie.

Warto czasem spojrzeć na samego siebie z pewnej perspektywy. Wyjść z koleiny, w którą wpadamy, pędząc przed siebie w zawrotnym tempie. To, co działa gdy organizacja jest niewielka, może zupełnie nie zdać egzaminu, jeśli firma się rozrośnie. Komunikatory? Maile do wiadomości? Megabajty niechcianej korespondencji?

Zastanów się, czy nie można prościej. Czy nie można szybciej, a dzięki temu sprawniej. Chyba, że takie zachowanie jest formą ucieczki właściciela / szefa przed naprawdę ważnymi i realnymi problemami biznesowymi, jakie trzeba na bieżąco rozwiązywać. Ale to już temat na zupełnie inny artykuł.