Księgowy chaos – firma produkcyjna

W biznesie jak na wojnie – jeśli chcesz osiągnąć sukces, musisz mieć dostęp do informacji, które pozwolą na podjęcie najlepszych decyzji i wyznaczenie najbardziej efektywnych strategii. Źródłem niezwykle cennych informacji jest m.in. dobrze poukładany i sprawny dział księgowości. Co jednak, gdy tutaj coś szwankuje?

Z jakim problemem zgłosił się klient?

Firma działa na rynku od kilkunastu lat, a od 15 lat księgowość prowadzi ta sama zaufana osoba. Niby wszystko jest ok, ale zarząd nie do końca ma pewność, czy firma jest rentowna i czy obraz finansowy w księgach na pewno ma związek z rzeczywistością. Sprawozdania finansowe są przygotowywane na ostatnią chwilę, a w spółce nigdy do tej pory nie pojawił się audytor finansowy. Rachunkowość zarządcza nie istnieje, dlatego dział księgowy nie daje żadnego wsparcia w podejmowaniu decyzji.

Jakie zmiany wspólnie wprowadziliśmy?

• Zaczęliśmy od wyboru biegłego rewidenta i zlecenia przeprowadzenia audytu. Dzięki niemu zobaczyliśmy prawdziwy obraz aktywów, wartości firmy, należności i kosztów.
• Wyznaczyliśmy konkretne terminy dotyczące księgowań m.in. zamknięcia miesiąca i roku), których ma się trzymać osoba odpowiedzialna za sprawy księgowe.
• Wprowadziliśmy obowiązek tworzenia bieżących sprawozdań finansowych.
• I najważniejsze. Ustaliliśmy zasady prowadzenia analizy finansowych danych historycznych oraz tworzenia planów przychodów, kosztów i wyników.

Jakie były rezultaty takich działań?

Zniknął chaos i presja przygotowywania wszystkiego na ostatnią chwilę, która mogła generować pomyłki. Jak wiadomo – „co nagle, to po diable”. Bieżące księgowania pozwoliły na uporządkowanie procedur. Dzięki temu możliwe stało się bieżące kontrolowanie stanu finansowego spółki.

Zarząd wreszcie ma pewność, że ma sprawny dział księgowości. Wie jak wyglądają przychody, koszty, wynik i majątek. Dzięki analizie różnych czynników, planowaniu i odpowiedniej sprawozdawczości – w końcu uzyskuje odpowiedź na pytanie, czy biznes jest, czy nie jest rentowny. Łatwiej jest więc mu podejmować zarówno codzienne, jak i strategiczne decyzje biznesowe.